第十五章

　　中外墓室收集處理管理信息的異同

　　收集相同管理信息，是中外秘書的共同任務。我國與外國秘書特別是西方秘書特別是西方秘書處理信息的相同相近之處具體體現在以下方面：

　　①理論依據的相同之處。中國和西方秘書信息工作，都是依據現代信息論、系統論、控制論等現代科學原理。各國秘書工作中，都十分重視信息的客觀真實性、時效性、目的性、可傳遞性、共享性等特征；注重各類管理信息的性、機密性、系統性、動態發展性等，以便科學合理地為領導工作服務。

　　②基本性質的相近之處。因此，秘書信息工作一是具有服務性。二是從屬性。三是廣泛性。四是綜合性。五是時效性。

　　③基本環節的相近之處。中外秘書信息工作都有信息的收集整理、傳遞、反饋、存儲和提供利用等基本環節。

　　④基本方法的相近之處。一是反映在信息工作各環節的操作方法有相近之處。二是反映在獲取信息的方法上。中外秘書都注重借助各種信息網絡獲取信息。三是反映在信息綜合分析的方法上。中外秘書在信息綜合分析中，都注重分類分析和綜合歸納，注重運用系統分析法、邏輯分析法、動態分析法、縱向比較分析法、橫向比較分析法、計劃完成程度分析、靜態平均數分析、數據預測方法、平均發展速度規則法、指數平滑法、季節預測法、專家意見法等分析研究方法。四是反映在信息處理的基本手段上。中外秘書信息工作中，都注重了運用以電子計算機為中心的現代信息系統。

　　蹲點調查是頗有中國特色的一種調查方式。這種調查不僅有利于深入具體地了解到可靠的一手材料，而且有利于密切干部與群眾的關系培養調查者的吃苦耐勞精神。

　　西方國家秘書在運用調查手段獲取信息時，往往側重于運用民意測驗即問卷調查方式。調查者根據調查目的和要求設計調查問卷或調查表，發給被調查者填寫，然后根據收回的調查問卷或調查表，進行統計、分析。

　　中外秘書協調的地位相近。中外秘書都是其領導者身邊的綜合輔助者，秘書協調都處于輔助地位。無論處理哪一方面的協調事務，秘書都不能自作主張地采用發號施令的方式，秘書沒有法定的指揮權力。因此，秘書協調往往是在領導授權的范圍內進行，往往是向協調對象進行信息溝通、理性說服，以消除或緩解矛盾糾紛，恢復協調狀態。中外秘書協調都帶有非權力支配性特征。中外秘書工作的職能范圍相當廣泛，既有自身的業務工作，又有領導人交辦的事項；既有組織內部的辦公、辦會、辦事等活動，又要與組織外部各相關方面聯系與溝通，一旦遇到失調現象，都要根據組織利益目標和領導意圖進行協調。秘書的具體工作職責中大多沒有具體規定其協調的范圍，但若遇到有關失調現象，都要根據領導工作的需要盡到自己的協調責任。中外秘書協調都具有非職責限定性。

　　中外秘書協調的地位差異之處

　　協調依據的差異之處。中外秘書協調都要以組織利益目標和領導意圖為依據。而我國秘書協調過程中，還要充分地把握法規依據、組織原則依據、紀律規范依據等。在不超越和違背法紀規范依據的前提下，才能將原則性與靈活性結合起來，因此，我國秘書協調對重大問題的協調，強調在領導者授權后并在領導的指導下進行，強調協調者必須提高政策法規水平，強調秘書協調中工作行為的規范性。

　　西方國家社會管理中也注重依法管理，但政府對經濟和管理事務僅在宏觀調控方面比較注重，在微觀方面干預比較少的情況下，秘書協調更具靈活性。美國和西歐的秘書人員，在領導不在時，可以相機處理比較重要的事務，可以協調一些比較重要的矛盾和問題。秘書在領導不在場的情況下，秘書按領導一貫的工作方式和思路代表領導進行協調，被認為是秘書展現才干、取得領導者賞識的極好機會。日本在這方面則控制較為嚴格，未經領導人認可秘書不得擅自處理和協調問題。

　　西方國家秘書協調，更側重于使用電話、接待來訪者以及處理人際關系方面的協調。

　　中外秘書協調領導安排一般要遵循以下原則：一是必須圍繞領導工作中心，突出重點。領導人的工作在不同時期、不同階段，有不同的工作中心和重點。二是必須建立有關制度，做到領導日程安排規范化。也就是要根據領導人的分工范圍，明確規定哪一類公務活動應該由哪些領導人參加，哪些公務活動不安排領導人參加，避免出現隨意性。三是必須注重實施。要避免和克服形式主義，避免一般性活動過多面分散領導精力，干擾領導人的主要工作。四是必須征求領導人的意見，并由領導人最后審定，決不能由秘書及秘書部門包辦代替。

　　在我國，領導人活動安排中，特別強調整個領導成員活動安排的協調有序性。要保持領導成員之間的溝通不能中斷；要保持機關日常事務有領導成員主持；要盡可能保持領導成員的辦公會議全額到會等等。西方國家領導人活動安排，雖然也比較注重上述方面，便更強調領導人活動的靈活性。如日本公司的總經理要外出參加社會公共活動，公司的會議就必須延期，這樣一來，有關部門或出席會議的其他負責人的活動安排也必須作相應的更改。

　　中外授權方式的相近之處。中外秘書完成領導交辦事項，一般都要經過領導人授權。其相近之處：一是確定性授權，即領導人將任務的內容、處理的目的、要求、步驟和辦法都在授權時明確地向秘書指出，秘書只要按照領導人的明確指示去辦理，就能完成領導交辦的事項。如果秘書在完成任務的過程中需要對領導指示進行調整和改變，必須向領導請示，在得到領導的認可后才能調整，不能擅自做主。二是彈性授權，即領導人指出授權范圍、處理原則；而具體的處理程序和處理辦法，由秘書人員自行處理。這是對有一定工作能力和的秘書采用的授權方式，秘書必須具有一定靈活便通能力并能準確把握處理問題的原則。三是不確定授權，即領導人只指出要解決的問題，讓秘書全權去處理。在處理問題的原則，使用權力的大小、處理程序和具體辦法上，領導人都不作規定，由秘書人員自行做主，領導人只要求問題得到圓滿的解決。這種授權方式是領導人對其秘書工作能力、忠誠程度高度信任的體現。秘書在處理這類事務時更要全身心地投入、高度認真負責、周密仔細地去圓滿地完成工作任務，決不能辜負領導人的信任和希望。

　　無論是確定性授權，還是彈性授權和不確定性授權，都是針對具體工作任務而委授的一次性代行權力。特定的交辦任務完成之后，這種委授的權力就自行消失，若再次遇到同類問題，未經領導人授權，秘書不得自行處理。這是對秘書的臨時授予代行領導權與職能分工的權力分配的根本區別。

　　中外對秘書勞動成果認定和激勵的異同

　　相同相近之處①影響秘書勞動成果的要素相近。秘書勞動成果的價值，要受其主觀因素的制約。秘書的個人素質、工作作風、技術水平、責任感和敬業精神等主觀因素對秘書勞動成果的價值大小起著關鍵性作用。而領導的信賴程度、工作指派的合理程度、各方面合作配合程度、組織氣候和人際關系狀況等客觀環境條件，對秘書勞動成果的影響，特別是領導人信賴程度的影響，比其他職業要大得多。由于秘書的職業特點，社會關系方面的軟件環境影響，要比物質的硬件環境影響更大。

　　從職能地位來看，中外秘書處于領導工作的輔助地位。而輔助地位上有廣泛的領域和多級層次。若秘書個人素質好，知識全面，能力較強，能取得領導的信賴，秘書作為近身輔助者，不僅能協助領導者處理重要的公務，獨當一面地完成領導交辦的事務，在日常工作中為領導代勞，而且能為領導出謀劃策，注重大決策中發揮智囊作用。

　　從職能范圍來看，秘書總體上是為領導工作服務，領導工作需要他做什么就做什么，而領導者對秘書工作的指派往往根據其對秘書的信任程序和對秘書能力的評價來決定。在領導信任程度高、秘書能力強的情況，秘書公務輔助工作范圍可以與領導活動的范圍相契合；

　　從取得勞動成果的方式來看。由于秘書工作對領導工作的從屬單位，和秘書部門處于決策層與執行層的中介位置，其勞動成果對客觀軟環境條件的依賴性要大于其職能工作。

　　②秘書勞動成果難以準確測定的相似這處。籠統地說，領導的勞動成果越大，其中蘊含的秘書的勞動成果也越大；領導的勞動成果小，蘊含在其中的秘書的有效勞動成果也小；但是，具體在領導勞動成果中秘書勞動成果占多大份額，千差萬別，是很難測定出來的。

　　③秘書獲取勞動成果的途徑和客觀效應的相似心之外。中外秘書獲取有效的勞動成果有多種途徑。按工作內容分，可從參謀建議、協助管理和事務服務三種途徑取得勞動成果。在實踐中，秘書有很多向領導提供有價值的參謀建議的機會，而且其參謀建議比其他工作人員更有針對性、全面性和綜合性，更為及時和準確。這是因為秘書貼近領導，有共同的實踐基礎，了解領導的需要。秘書參謀建議的內容廣泛，能產生多種效應。