第十四章

　　中美秘書工作比較

　　秘書是為領導工作服務的，在決策與執行期間上傳下達，處理文書檔案和行政事務等基本內涵是相同的。但從管理實踐中起到的作用來看，也存在著差異。我國偏重于綜合性公務服務，美國則強調“起到行政助理作用”，并明確提出“秘書實際上處于負責人的地位”，并要“委派更多的責任”和“要授予更多的執行權力”。可見，兩國秘書在管理系統中的地位與權責是有差異的。我國實行集體領導制，主要領導者周圍有數目不少的副職領導和各位職能負責人。秘書只是領導群體的綜合性公務服務人員。而美國管理組織中主要領導人的權力比較集中，其秘書人員大多只對主要領導人個人負責。由此，秘書往往為其領導分擔執行性管理事務和被授予部分責任和權力。中美秘書的這種差異，正在縮小。隨我國機構改革，不少組織減少了副職，由秘書承擔起“行政助理”的任務。

　　中美秘書職能差異的歷史淵源與現實基礎

　　我國現代秘書理論與實踐是由我國古代政權機構中的官僚和吏員辦文辦事、輔助統治者的秘書性活動的和理論發端的。我國20世紀80年代初興起的當代秘書學則是以黨政機關秘書工作為主要研究對象逐步形成發展的。秘書性活動以撰制與辦理文書檔案、輔佐最高統治者為主要標志。古代秘書史上記載的秘書性人物，大多是有一定權力和職位的官吏，其秘書性活動與封建國務管理密不可分。

　　美國現代秘書工作及其理論，可以說形成于19世紀末20世紀初興起的科學管理，是大機器生產發展到一定程度，公司經理們對紛繁的管理事務難以獨勝其勞迫切需要近身助手的產物，秘書是商品經濟發展到一定階段為彌補管理者精力、智能和時間等方面的不足而專設的綜合輔助性辦公人員。

　　通過比較分析，可以說，由于我國秘書工作及其理論帶有治世理政的嚴密性、規范性和承繼性，美國秘書工作及其理論帶有與經營管理相適應的多樣性、效率性和機變性。

　　中英秘書工作比較：

　　英國“秘書”的含義有三個層次：一是主事者身邊公務服務人員和辦事助手；二是非盈利社團中義務操辦日常事務的負責人；三是政府官員。由于歷史背景和社會發展道路的不同，我國古代秘書官吏向現代秘書演化也與英國有所不同。首先，我國古代秘書官吏沒有能與英國對那樣同步三個方面的演化，而最先發展的是公務組織機關領導人的助手——公職秘書，也就是黨政機關、企事業單位的秘書。

　　英國國家系統的“秘書”，是國家管理系統的一種職位，按其政府人事行政管理制度，分為兩類：一類是政務官、一類是事務官。前者指名為秘書，實為部長或官員。后者指行政執行層次的官員，包括政務部以下的各級官員，其任務是按政府決策處理日常公務，這些事務是職業化、常任制的，不與內閣共進退，在政府各部的政務官員，即部長（國家秘書）的領導下執行日常行政管理事務。這些普通行政人員分為四級：一是行政級，包括次長、司長、副司長、助理司長、科學等，其職責是輔助部長和協助領導機關制訂、草擬法令，聯系操辦和協調各級行政事務，負責機關內行政人員的考核與監督；二是執行級。這是指中下層干部，其職責是對次要的提案進行初步審查分級。這是指中下層干部，其職責是對次要的提案進行初步審查分析，解決和處理行政公務中可能出現的問題，主持次要工作的進行等等；三是文書或辦事員級，主要任務是按一定法規、指示處理具體事務，按照具體格式準確記錄、回答問題及統計資料；四是打字、資料和計算機操作級。這一類大多是雇傭的女性工作人員，主要從事抄寫、打字、計算機統計、接電話等工作。

　　比較之下，英國的常務秘書在某些方面相當于我國的秘書長的職權，在決策中發揮信息綜合和運籌策劃作用，但我國秘書長不是常任制的，往往和行政首長一樣換屆更替。從保持行政的連續性和的承繼性來看，英國的常務秘書能起到特殊的作用。

　　日本秘書工作更多的是個體秘書活動方式，雖然也有綜合性辦公部門，但日本秘書著作大多論述的是秘書個體活動。

　　中蘇秘書工作機構的異同：蘇聯大機關設“辦公廳”，中國大型機關也設辦公廳，不同的是我國的辦公廳一般設有“調研處”或“政策研究室”，近幾年又設了“信息處”、“公關接待處”等機構。