第二節 企業檔案分類

簡：企業檔案分類的性質：

檔案分類有2種情況：

1、 檔案信息的分類，又稱檢索分類：以檔案所記錄的信息為對象，目的是解決檔案信息資源共享中的檢索查詢問題;

2、 檔案實體的分類，又稱館藏分類：以檔案實體為對象，目的是解決檔案實體在檔案館(室)中的秩序和位置問題。

企業檔案分類，一般主要屬于實體的分類。國家檔案局91年7月頒發的《工業企業檔案分類試行規則》，主要用來指導各類工業企業檔案實體的分類整理和排架管理。

選：企業檔案分類的過程：在一般情況下，人們研究、討論企業檔案分類問題，重點是圍繞編制企業檔案分類方案來進行的。

簡：企業檔案分類的原則?

答：(1)以企業的全部檔案為對象;

(2)依據企業管理職能，結合檔案內容及其形成特點;

(3)保持企業檔案之間的有機聯系;

(4)便于企業檔案的科學管理與開發利用。

簡：企業檔案分類的要求：

應具有較強的政策性、科學性和適用性。

1、 企業檔案分類的思想性：

1) 以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導。

2) 符合國家有關檔案工作的法律、法規、政策和標準。

3) 從實際出發。

4) 反映新時期以來企業的工作職能和運行機制的新情況、新變化。

2企業檔案分類的科學性

1) 企業檔案分類要遵循一定的邏輯規則。

2) 能包容企業檔案的實際內容。

3) 保持相對的穩定。

3企業檔案分類的適用性

1) 符合特定企業的性質和特點。

2) 留有一定的余地和彈性。

3) 力求簡單明了，易懂好記，便于掌握。

選：企業檔案分類的9個標準：

1、 職能;

2、 問題;

3、 組織機構;

4、 年度;

5、 型號;

6、 課題;

7、 工程項目;

8、 專業性質;

9、 檔案形式。

論：企業檔案分類的(標準)方法(九個簡答題)?

答：(1)職能分類標準：

是指按檔案內容所反映的管理職能分工來劃分企業檔案的類目。職能分類是企業檔案分類原則的重要內容，所以各類企業在檔案分類中均將職能分類標準應用于一級類目的設置。職能分類標準與組織機構分類標準的不同之處在于：職能分類沒有完全局限于同一組織機構所形成檔案的不可分割性。

(2)問題分類標準：

是指按檔案內容所反映的問題性質來劃分企業檔案的類目。按問題標準進行分類，可使相同問題性質的企業檔案得到相對集中，避免反映同類問題的檔案文件被分散。尤其值得肯定的是，按問題標準分類有助于企業檔案的科學管理和企業檔案信息資源的開發利用。

(3)組織機構分類標準：

是指按企業內部設置的組織機構來劃分企業檔案的類目。按組織機構標準進行分類，可以客觀地反映企業各個內部機構的工作活動的歷史面貌，保持企業中同一內部機構形成的檔案材料的完整。

(4)年度分類標準：

是指按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業檔案的類目。現行文書工作制度一般規定文件按年度進行立卷歸檔，所以分類亦可以年度為標準。按年度標準進行分類，符合管理類檔案的形成規律和特點，能夠反映企業有關管理工作的發展變化情況，便于掌握，簡便易行。

(5)型號分類標準：

是指按產品或設備的種類與型號來劃分企業的產品檔案或設備檔案的類目。按型號標準進行分類，可以將同一型號的產品或設備的檔案材料集中，反映一個型號的產品或設備的全貌及其內部的結構隸屬關系，便于按型號成套地利用有關檔案。

(6)課題分類標準

是指按獨立的研究課題(或稱專題)來劃分企業的科研檔案的類目。按課題標準進行分類，可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關檔案。

(7)工程項目分類標準：

是指按獨立的基建工程來劃分企業的基建檔案的類目。按工程項目標準進行分類，可以將同一工程項目的檔案材料集中，反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用有關檔案。

(8)專業性質分類標準：

是指按檔案內容所涉及和反映的專業性質來劃分企業檔案的類目。按專業性質標準進行分類，可以使具有同一專業性質的檔案材料得到集中，便于從專業性質的角度查找、利用有關檔案。

(9)檔案形式分類標準：

是指按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業檔案的類目。按檔案形式標準進行分類，可以使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中，便于從檔案形式的角度管理和利用有關檔案。例如，會計檔案就應當以文件名稱為標準，劃分為憑證、賬簿和報表等類目。

簡：企業檔案分類標準的組合?

答：企業檔案分類標準的組合，又可稱為分類標準的綜合運用。它是指當某類企業檔案材料有兩個或兩個以上層次的類目劃分，需要采用兩種或兩種以上的分類標準時，這些分類標準運用的先后次序。

簡：企業檔案分類層次的確定：

企業檔案的分類層次不是固定的，沒有一個絕對的模式。要根據企業性質、檔案種類與數量等多種因素來具體確定。

1、 不同性質的企業，檔案的分類層次有差異。規模較小的應適當簡化分類層次，可內設一級;規模大的層次應多一些，可分到三mdash;mdash;四級。

2、 同一企業的不同門類的檔案材料，由于工作的性質與任務以及檔案的數量與規模不同，分類層次可有區別。在同一個企業的檔案分類體系中，只要條理清晰，標識規范，即使不同門類檔案的分類層次有一些差異，也不會產生消極影響。

簡：為什么說在一般情況下，企業檔案的分類層次不宜過多?

答：從總體上看，企業檔案的分類層次不宜過多。

1、 分類層次太多，會在一定程度上割裂企業有關檔案材料之間的內在聯系，影響檔案的完整成套。

2、 導致類目匯集文獻的能力降低，出現類多卷少甚至一類一卷、一類一文的情況。

3、 給企業檔案的分類排架造成困難，增加庫房管理的工作量。

4、 增加企業檔案檔號編制的復雜性，不便于記憶和查找。

論：企業檔案一級類目的設置?

一級類目是分類的第一個層次mdash;mdash;企業檔案的基本大類?！豆I企業檔案分類試行規則》規定，工業企業檔案的分類設置十個一級類目：

1、 黨群工作類、

2、 行政管理類、

3、 經營管理類、

4、 生產技術管理類、

5、 產品類、

6、 科學技術研究類、

7、 基本建設類、

8、 設備儀器類、

9、 會計檔案類、

10、 干部職工檔案類。

十大類的設置不是絕對的，可以根據實際情況進行調整，如：

(1) 增加一級類目：適于特大型的企業或生產程序特殊的工業企業;

(2) 減少或合并一級類目：適于規模較小的企業;

(3) 對一級類目既增加又合并：適于非生產性的企業如商業、金融等類。

選：規模特小的企業，黨組織部分的二級類目可以全部合并，只設黨務工作一類。

選：企業經營管理檔案的7個二級類目：

1、 經營決策;

2、 計劃工作;

3、 統計工作;

4、 財務管理;

5、 物資管理;

6、 產品銷售;

7、 企業管理。

選：企業生產技術管理檔案的10個基本的二級類目：

1、 生產調度;

2、 質量管理;

3、 勞動管理;

4、 能源管理;

5、 安全管理。

6、 科技管理;

7、 環境保護;

8、 計量工作;

9、 標準化工作;

10、 檔案和信息管理。

選：企業會計檔案的4個二級類目：

大型企業可在二級類目下設三級類目：

1、 會計憑證mdash;mdash;原始、記帳、匯總等憑證;

2、 會計帳簿mdash;mdash;日記、明細、總帳;輔助賬簿等;

3、 會計報表mdash;mdash;月(季度)、年度報表;財務快報等。

4、 其他等。

選：企業干部職工檔案的4個基本二級類目：

1、 干部檔案

2、 工人檔案

3、 離退休職工檔案;

4、 死亡職工檔案。