第二節(jié) 企業(yè)檔案分類

簡：企業(yè)檔案分類的性質(zhì)：

檔案分類有2種情況：

1、 檔案信息的分類，又稱檢索分類：以檔案所記錄的信息為對象，目的是解決檔案信息資源共享中的檢索查詢問題;

2、 檔案實體的分類，又稱館藏分類：以檔案實體為對象，目的是解決檔案實體在檔案館(室)中的秩序和位置問題。

企業(yè)檔案分類，一般主要屬于實體的分類。國家檔案局91年7月頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，主要用來指導各類工業(yè)企業(yè)檔案實體的分類整理和排架管理。

選：企業(yè)檔案分類的過程：在一般情況下，人們研究、討論企業(yè)檔案分類問題，重點是圍繞編制企業(yè)檔案分類方案來進行的。

簡：企業(yè)檔案分類的原則?

答：(1)以企業(yè)的全部檔案為對象;

(2)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點;

(3)保持企業(yè)檔案之間的有機聯(lián)系;

(4)便于企業(yè)檔案的科學管理與開發(fā)利用。

簡：企業(yè)檔案分類的要求：

應具有較強的政策性、科學性和適用性。

1、 企業(yè)檔案分類的思想性：

1) 以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導。

2) 符合國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)、政策和標準。

3) 從實際出發(fā)。

4) 反映新時期以來企業(yè)的工作職能和運行機制的新情況、新變化。

2企業(yè)檔案分類的科學性

1) 企業(yè)檔案分類要遵循一定的邏輯規(guī)則。

2) 能包容企業(yè)檔案的實際內(nèi)容。

3) 保持相對的穩(wěn)定。

3企業(yè)檔案分類的適用性

1) 符合特定企業(yè)的性質(zhì)和特點。

2) 留有一定的余地和彈性。

3) 力求簡單明了，易懂好記，便于掌握。

選：企業(yè)檔案分類的9個標準：

1、 職能;

2、 問題;

3、 組織機構(gòu);

4、 年度;

5、 型號;

6、 課題;

7、 工程項目;

8、 專業(yè)性質(zhì);

9、 檔案形式。

論：企業(yè)檔案分類的(標準)方法(九個簡答題)?

答：(1)職能分類標準：

是指按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。職能分類是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中均將職能分類標準應用于一級類目的設置。職能分類標準與組織機構(gòu)分類標準的不同之處在于：職能分類沒有完全局限于同一組織機構(gòu)所形成檔案的不可分割性。

(2)問題分類標準：

是指按檔案內(nèi)容所反映的問題性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。按問題標準進行分類，可使相同問題性質(zhì)的企業(yè)檔案得到相對集中，避免反映同類問題的檔案文件被分散。尤其值得肯定的是，按問題標準分類有助于企業(yè)檔案的科學管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。

(3)組織機構(gòu)分類標準：

是指按企業(yè)內(nèi)部設置的組織機構(gòu)來劃分企業(yè)檔案的類目。按組織機構(gòu)標準進行分類，可以客觀地反映企業(yè)各個內(nèi)部機構(gòu)的工作活動的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機構(gòu)形成的檔案材料的完整。

(4)年度分類標準：

是指按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業(yè)檔案的類目。現(xiàn)行文書工作制度一般規(guī)定文件按年度進行立卷歸檔，所以分類亦可以年度為標準。按年度標準進行分類，符合管理類檔案的形成規(guī)律和特點，能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。

(5)型號分類標準：

是指按產(chǎn)品或設備的種類與型號來劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設備檔案的類目。按型號標準進行分類，可以將同一型號的產(chǎn)品或設備的檔案材料集中，反映一個型號的產(chǎn)品或設備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號成套地利用有關(guān)檔案。

(6)課題分類標準

是指按獨立的研究課題(或稱專題)來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。按課題標準進行分類，可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。

(7)工程項目分類標準：

是指按獨立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。按工程項目標準進行分類，可以將同一工程項目的檔案材料集中，反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用有關(guān)檔案。

(8)專業(yè)性質(zhì)分類標準：

是指按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來劃分企業(yè)檔案的類目。按專業(yè)性質(zhì)標準進行分類，可以使具有同一專業(yè)性質(zhì)的檔案材料得到集中，便于從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。

(9)檔案形式分類標準：

是指按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。按檔案形式標準進行分類，可以使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中，便于從檔案形式的角度管理和利用有關(guān)檔案。例如，會計檔案就應當以文件名稱為標準，劃分為憑證、賬簿和報表等類目。

簡：企業(yè)檔案分類標準的組合?

答：企業(yè)檔案分類標準的組合，又可稱為分類標準的綜合運用。它是指當某類企業(yè)檔案材料有兩個或兩個以上層次的類目劃分，需要采用兩種或兩種以上的分類標準時，這些分類標準運用的先后次序。

簡：企業(yè)檔案分類層次的確定：

企業(yè)檔案的分類層次不是固定的，沒有一個絕對的模式。要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定。

1、 不同性質(zhì)的企業(yè)，檔案的分類層次有差異。規(guī)模較小的應適當簡化分類層次，可內(nèi)設一級;規(guī)模大的層次應多一些，可分到三mdash;mdash;四級。

2、 同一企業(yè)的不同門類的檔案材料，由于工作的性質(zhì)與任務以及檔案的數(shù)量與規(guī)模不同，分類層次可有區(qū)別。在同一個企業(yè)的檔案分類體系中，只要條理清晰，標識規(guī)范，即使不同門類檔案的分類層次有一些差異，也不會產(chǎn)生消極影響。

簡：為什么說在一般情況下，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多?

答：從總體上看，企業(yè)檔案的分類層次不宜過多。

1、 分類層次太多，會在一定程度上割裂企業(yè)有關(guān)檔案材料之間的內(nèi)在聯(lián)系，影響檔案的完整成套。

2、 導致類目匯集文獻的能力降低，出現(xiàn)類多卷少甚至一類一卷、一類一文的情況。

3、 給企業(yè)檔案的分類排架造成困難，增加庫房管理的工作量。

4、 增加企業(yè)檔案檔號編制的復雜性，不便于記憶和查找。

論：企業(yè)檔案一級類目的設置?

一級類目是分類的第一個層次mdash;mdash;企業(yè)檔案的基本大類。《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類設置十個一級類目：

1、 黨群工作類、

2、 行政管理類、

3、 經(jīng)營管理類、

4、 生產(chǎn)技術(shù)管理類、

5、 產(chǎn)品類、

6、 科學技術(shù)研究類、

7、 基本建設類、

8、 設備儀器類、

9、 會計檔案類、

10、 干部職工檔案類。

十大類的設置不是絕對的，可以根據(jù)實際情況進行調(diào)整，如：

(1) 增加一級類目：適于特大型的企業(yè)或生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè);

(2) 減少或合并一級類目：適于規(guī)模較小的企業(yè);

(3) 對一級類目既增加又合并：適于非生產(chǎn)性的企業(yè)如商業(yè)、金融等類。

選：規(guī)模特小的企業(yè)，黨組織部分的二級類目可以全部合并，只設黨務工作一類。

選：企業(yè)經(jīng)營管理檔案的7個二級類目：

1、 經(jīng)營決策;

2、 計劃工作;

3、 統(tǒng)計工作;

4、 財務管理;

5、 物資管理;

6、 產(chǎn)品銷售;

7、 企業(yè)管理。

選：企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理檔案的10個基本的二級類目：

1、 生產(chǎn)調(diào)度;

2、 質(zhì)量管理;

3、 勞動管理;

4、 能源管理;

5、 安全管理。

6、 科技管理;

7、 環(huán)境保護;

8、 計量工作;

9、 標準化工作;

10、 檔案和信息管理。

選：企業(yè)會計檔案的4個二級類目：

大型企業(yè)可在二級類目下設三級類目：

1、 會計憑證mdash;mdash;原始、記帳、匯總等憑證;

2、 會計帳簿mdash;mdash;日記、明細、總帳;輔助賬簿等;

3、 會計報表mdash;mdash;月(季度)、年度報表;財務快報等。

4、 其他等。

選：企業(yè)干部職工檔案的4個基本二級類目：

1、 干部檔案

2、 工人檔案

3、 離退休職工檔案;

4、 死亡職工檔案。