第三節(jié) 企業(yè)文件立卷

企業(yè)文件立卷：將企業(yè)文件系統(tǒng)整理，組成案卷并對(duì)案卷內(nèi)文件進(jìn)行排序的過(guò)程，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)把零散、無(wú)序的文件進(jìn)行有序化組織的工作。

簡(jiǎn)：企業(yè)文件立卷的要求：

案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值與密級(jí)相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求：

1、 企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用;

2、 案卷必須符合一定的質(zhì)量要求：

1) 必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件;

2) 卷內(nèi)文件數(shù)量適度;

3) 卷內(nèi)文件的保存價(jià)值與密級(jí)應(yīng)基本一致;

4) 案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實(shí)用。

3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學(xué)合理的立卷方法，及時(shí)組強(qiáng)案卷。

選：案卷的本質(zhì)特征是有機(jī)聯(lián)系。

簡(jiǎn)：確定經(jīng)營(yíng)管理文件的案卷單元的方法?

1、 按問(wèn)題確定案卷單元。就是把反映同一問(wèn)題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。

2、 按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。

3、 按時(shí)間確定案卷單元。就是將同一時(shí)間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對(duì)同一時(shí)間的文件組成案卷。這種方法，適用于時(shí)間性強(qiáng)的文件，如計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料等。

4、 按名稱(chēng)確定案卷單元。就是把文件種類(lèi)名稱(chēng)相同的文件組成案卷。這種方法，多應(yīng)用于一些綜合性文件，如綜合性工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、工作簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。

5、 按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。

確定科技文件案卷單元時(shí)應(yīng)注意3點(diǎn)：

1、 當(dāng)機(jī)電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時(shí)，相互之間的文件，特別是圖樣，會(huì)有重復(fù)的現(xiàn)象。

2、 當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備(非標(biāo)準(zhǔn))和工程設(shè)計(jì)采用標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖和借用圖時(shí)，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱(chēng)、圖號(hào)即可。

3、 當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴(kuò)建時(shí)，新形成的文件應(yīng)單獨(dú)立卷，不必將原來(lái)相應(yīng)的案卷拆重組，既減少勞動(dòng)量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過(guò)程。

簡(jiǎn)：確定會(huì)計(jì)文件案卷單元的方法?

1、 會(huì)計(jì)憑證，一般由經(jīng)辦會(huì)計(jì)將當(dāng)月憑證按形成時(shí)間先后分別裝訂成冊(cè)，案卷的厚度不超過(guò)3cm;

2、 會(huì)計(jì)賬本，基本上是一賬一卷;

3、 會(huì)計(jì)報(bào)表，年報(bào)、季報(bào)、月報(bào)分別組卷。

選：對(duì)于卷內(nèi)文件，不需重新編頁(yè)號(hào)的是成套圖樣、計(jì)算書(shū)

選：不屬于卷內(nèi)文件目錄應(yīng)當(dāng)包括的內(nèi)容有：密級(jí)、保管期限

選：備考表的主要內(nèi)容包括：

立卷人;

檢查人;

立卷時(shí)間;

案卷情況說(shuō)明。

選：案卷題名是封面的核心內(nèi)容，處于封面的中心突出位置。

簡(jiǎn)：什么是案卷?

案卷是一組具有有機(jī)聯(lián)系、價(jià)值相同、密級(jí)相同的企業(yè)文件的最小集合體;按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門(mén)的本職工作，企業(yè)檔案工作者對(duì)這項(xiàng)工作負(fù)有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責(zé)。

簡(jiǎn)：案卷必須符合一定的質(zhì)量要求?

答：(1)案卷必須是一組具有有機(jī)聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。

(2)案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。

(3)案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價(jià)值和密級(jí)應(yīng)基本一致。

(4)案卷外形應(yīng)烽求規(guī)范、整齊、美觀、實(shí)用。

簡(jiǎn)：確定科技文件案卷單元的方法?

1、 按結(jié)構(gòu)組卷。這種方法主要適用于機(jī)械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件，特別是圖樣部分。

2、 按子項(xiàng)組卷。這種方法，主要適用于基本建設(shè)工作文件。

3、 按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產(chǎn)工藝過(guò)程或同一工作階段進(jìn)行組卷。

4、 按專(zhuān)業(yè)組卷。就是按文件內(nèi)容所反映的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)進(jìn)行組卷。

確定科技文件案卷單元時(shí)，應(yīng)處理好以下幾個(gè)問(wèn)題：

(1)當(dāng)機(jī)電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時(shí)，相互之間的文件，應(yīng)以基型產(chǎn)品為基礎(chǔ)，保證其齊全成套;其他產(chǎn)品的文件，一般只保存本身專(zhuān)用的部分。

(2)當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備(非標(biāo)準(zhǔn))和工程設(shè)計(jì)采用標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖和借用圖時(shí)，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。

(3)當(dāng)產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴(kuò)建時(shí)，新形成的文件應(yīng)單獨(dú)立卷。

簡(jiǎn)：案卷編目的涵義和內(nèi)容

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對(duì)象，通過(guò)一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。主要的內(nèi)容有：編頁(yè)號(hào)，編制卷內(nèi)目錄，填寫(xiě)備考表，填寫(xiě)案卷封面和脊背標(biāo)簽等，最終組成案卷。

1、 編頁(yè)號(hào)：若一卷文件形成時(shí)已編有頁(yè)號(hào)，不必另行編制，如成套圖樣、計(jì)算書(shū)等。

2、 編制卷內(nèi)文件目錄：項(xiàng)目有：每份文件的排列序號(hào)、題名、編號(hào)、責(zé)任者、編制日期、所在頁(yè)號(hào)和備注等。

3、 備考表：主要內(nèi)容：案卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。

4、 案卷封面和脊背標(biāo)簽，最終組成案卷：案卷題名是封面的核心內(nèi)容。