第三節(jié) 企業(yè)文件立卷

企業(yè)文件立卷：將企業(yè)文件系統(tǒng)整理，組成案卷并對案卷內(nèi)文件進行排序的過程，實質(zhì)上是一項把零散、無序的文件進行有序化組織的工作。

簡：企業(yè)文件立卷的要求：

案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值與密級相同的企業(yè)文件的最小集合體。組織企業(yè)文件案卷的要求：

1、 企業(yè)文件的案卷必須方便保管和利用;

2、 案卷必須符合一定的質(zhì)量要求：

1) 必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件;

2) 卷內(nèi)文件數(shù)量適度;

3) 卷內(nèi)文件的保存價值與密級應(yīng)基本一致;

4) 案卷外形力求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

3、必須按照企業(yè)各種文件不同的形成規(guī)律，分別利用科學合理的立卷方法，及時組強案卷。

選：案卷的本質(zhì)特征是有機聯(lián)系。

簡：確定經(jīng)營管理文件的案卷單元的方法?

1、 按問題確定案卷單元。就是把反映同一問題或同一件事物的相關(guān)文件組成案卷，通常采用一事一卷、一事數(shù)卷、同事一卷等方法。

2、 按作者確定案卷單元。就是將同一作者形成的文件組成案卷。

3、 按時間確定案卷單元。就是將同一時間范圍內(nèi)形成的或內(nèi)容針對同一時間的文件組成案卷。這種方法，適用于時間性強的文件，如計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料等。

4、 按名稱確定案卷單元。就是把文件種類名稱相同的文件組成案卷。這種方法，多應(yīng)用于一些綜合性文件，如綜合性工作計劃、總結(jié)報告、工作簡報、會議記錄等。

5、 按地區(qū)確定案卷單元。就是把內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中組卷。

確定科技文件案卷單元時應(yīng)注意3點：

1、 當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，特別是圖樣，會有重復(fù)的現(xiàn)象。

2、 當產(chǎn)品、設(shè)備(非標準)和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷，只需在文件目錄中注明這些圖紙的名稱、圖號即可。

3、 當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應(yīng)單獨立卷，不必將原來相應(yīng)的案卷拆重組，既減少勞動量，也能反映企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展的歷史過程。

簡：確定會計文件案卷單元的方法?

1、 會計憑證，一般由經(jīng)辦會計將當月憑證按形成時間先后分別裝訂成冊，案卷的厚度不超過3cm;

2、 會計賬本，基本上是一賬一卷;

3、 會計報表，年報、季報、月報分別組卷。

選：對于卷內(nèi)文件，不需重新編頁號的是成套圖樣、計算書

選：不屬于卷內(nèi)文件目錄應(yīng)當包括的內(nèi)容有：密級、保管期限

選：備考表的主要內(nèi)容包括：

立卷人;

檢查人;

立卷時間;

案卷情況說明。

選：案卷題名是封面的核心內(nèi)容，處于封面的中心突出位置。

簡：什么是案卷?

案卷是一組具有有機聯(lián)系、價值相同、密級相同的企業(yè)文件的最小集合體;按照國家有關(guān)規(guī)定的要求，組織企業(yè)文件的案卷是企業(yè)各職能部門的本職工作，企業(yè)檔案工作者對這項工作負有協(xié)助、指導(dǎo)和監(jiān)督的職責。

簡：案卷必須符合一定的質(zhì)量要求?

答：(1)案卷必須是一組具有有機聯(lián)系的企業(yè)文件，而不是內(nèi)容毫不相關(guān)的一堆文件的隨意組合。

(2)案卷內(nèi)企業(yè)文件的數(shù)量要適度。

(3)案卷內(nèi)企業(yè)文件的保存價值和密級應(yīng)基本一致。

(4)案卷外形應(yīng)烽求規(guī)范、整齊、美觀、實用。

簡：確定科技文件案卷單元的方法?

1、 按結(jié)構(gòu)組卷。這種方法主要適用于機械產(chǎn)品和設(shè)備科技文件，特別是圖樣部分。

2、 按子項組卷。這種方法，主要適用于基本建設(shè)工作文件。

3、 按工序或階段確定案卷單元。就是按相同的生產(chǎn)工藝過程或同一工作階段進行組卷。

4、 按專業(yè)組卷。就是按文件內(nèi)容所反映的專業(yè)性質(zhì)進行組卷。

確定科技文件案卷單元時，應(yīng)處理好以下幾個問題：

(1)當機電基型產(chǎn)品發(fā)展成系列產(chǎn)品或變型產(chǎn)品時，相互之間的文件，應(yīng)以基型產(chǎn)品為基礎(chǔ)，保證其齊全成套;其他產(chǎn)品的文件，一般只保存本身專用的部分。

(2)當產(chǎn)品、設(shè)備(非標準)和工程設(shè)計采用標準圖、通用圖和借用圖時，不必復(fù)制這些圖紙與新形成的文件一起立卷。

(3)當產(chǎn)品、設(shè)備革新、改造，工程、設(shè)備使用、維修、改擴建時，新形成的文件應(yīng)單獨立卷。

簡：案卷編目的涵義和內(nèi)容

劃分案卷的范圍并予以排序之后，須以案卷為對象，通過一定的形式固定案卷整理的成果，揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。主要的內(nèi)容有：編頁號，編制卷內(nèi)目錄，填寫備考表，填寫案卷封面和脊背標簽等，最終組成案卷。

1、 編頁號：若一卷文件形成時已編有頁號，不必另行編制，如成套圖樣、計算書等。

2、 編制卷內(nèi)文件目錄：項目有：每份文件的排列序號、題名、編號、責任者、編制日期、所在頁號和備注等。

3、 備考表：主要內(nèi)容：案卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間。

4、 案卷封面和脊背標簽，最終組成案卷：案卷題名是封面的核心內(nèi)容。