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第四章企業(yè)檔案整理

第一節(jié)企業(yè)檔案全宗的劃分

簡：企業(yè)是否成為一個(gè)立檔單位的條件?

答：立檔單位，又稱全宗構(gòu)成者，是指具有社會獨(dú)立性的可以形成全宗的組織或個(gè)人。立檔單位的構(gòu)成條件一般包括：

1、可以獨(dú)立行使職權(quán)，能以自己的名義單獨(dú)對外行文;

2、是一個(gè)預(yù)算會計(jì)單位或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以自己編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃;

3、設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。

具體對企業(yè)來說，能否成為一個(gè)立檔單位，主要應(yīng)看這個(gè)企業(yè)：

1、是否取得法人資格;

2、是否屬于獨(dú)立經(jīng)營的經(jīng)濟(jì)核算實(shí)體。

企業(yè)法人的條件包括：

(1)有完備的開業(yè)批準(zhǔn)手續(xù)，在工商行政管理部門注冊登記;

(2)擁有相應(yīng)的固定資產(chǎn)和流動資金。

(3)在銀行開設(shè)有賬戶，實(shí)行獨(dú)立經(jīng)濟(jì)核算。

(4)有基本的生產(chǎn)經(jīng)營自主權(quán)，有權(quán)處理自身的債權(quán)、債務(wù)，能對國家和其他經(jīng)濟(jì)組織承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

論：改革開放以來企業(yè)檔案全宗的劃分?

答：十一屆三中全會以來，隨著改革開放的逐步的深入，我國的經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了重大的變化，以公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成分共同發(fā)展的格局已經(jīng)形成。在這一變革中，立檔單位在組織形式、管理職能等方面都出現(xiàn)了不同程度的變化，企業(yè)檔案全宗的劃分面臨著新的問題，主要存在5種情況：

(1)在企業(yè)兼并中，如果甲公司被并入乙公司，那么甲公司在新的階段不再成為立檔單位，其原有檔案仍作為一個(gè)全宗保留;乙公司則繼續(xù)作為立檔單位，其檔案全宗可在兼并前后保持不變，仍屬同一個(gè)全宗。

(2)如果甲、乙兩公司合并，成立丙公司，那么甲公司和乙公司在新的階段都不再成為立檔單位，其原有檔案仍分別作為單獨(dú)的全宗保留;丙公司則成為新的立檔單位，建立新的全宗。

(3)在松散型的企業(yè)集團(tuán)中，集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)保持著獨(dú)立的法人地位，所以其檔案仍按所屬企業(yè)來建立全宗。集團(tuán)內(nèi)有多少個(gè)具有法人資格的企業(yè)，就有多少個(gè)立檔單位，就建立多少個(gè)全宗。

(4)在緊密型的企業(yè)集團(tuán)中，如果僅有企業(yè)集團(tuán)本身具備獨(dú)立法人地位，就只構(gòu)成一個(gè)立檔單位，其檔案就只形成一個(gè)全宗。如果集團(tuán)內(nèi)各成員單位還同時(shí)保留著原來的法人地位，則各個(gè)成員單位仍屬于立檔單位，其檔案仍各自構(gòu)成全宗。

(5)企業(yè)更換名稱、變動領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、遷移地址、暫時(shí)停止生產(chǎn)經(jīng)營活動、調(diào)整生產(chǎn)經(jīng)營范圍等情況，均屬于非根本性的變動，所以不能構(gòu)成新的立檔單位，其檔案仍應(yīng)屬于原來的同一個(gè)全宗。

第二節(jié)企業(yè)檔案分類

簡：企業(yè)檔案分類的性質(zhì)：

檔案分類有2種情況：

1、檔案信息的分類，又稱檢索分類：以檔案所記錄的信息為對象，目的是解決檔案信息資源共享中的檢索查詢問題;

2、檔案實(shí)體的分類，又稱館藏分類：以檔案實(shí)體為對象，目的是解決檔案實(shí)體在檔案館(室)中的秩序和位置問題。

企業(yè)檔案分類，一般主要屬于實(shí)體的分類。國家檔案局91年7月頒發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，主要用來指導(dǎo)各類工業(yè)企業(yè)檔案實(shí)體的分類整理和排架管理。

選：企業(yè)檔案分類的過程：在一般情況下，人們研究、討論企業(yè)檔案分類問題，重點(diǎn)是圍繞編制企業(yè)檔案分類方案來進(jìn)行的。

簡：企業(yè)檔案分類的原則?

答：(1)以企業(yè)的全部檔案為對象;

(2)依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點(diǎn);

(3)保持企業(yè)檔案之間的有機(jī)聯(lián)系;

(4)便于企業(yè)檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。

簡：企業(yè)檔案分類的要求：

應(yīng)具有較強(qiáng)的政策性、科學(xué)性和適用性。