第四章

　　城市秘書性工作的內容包括：一是保管國王或大封建主對城市頒發的各種文件；二是組織操辦城市市政長官與封建領主之間為了協調某些矛盾而召開的會議；三是為市政長官草擬城市管理中需要的各種文件、法規，如城市準則、城市商業法、社會事務管理的有關條例等；四是操辦城市議會會務，草擬會議文件，作會議記錄；五是辦理市政日常公務。

　　當時秘書性工作的內容看，其職能作用已具備現代秘書工作的某些特點。

　　這一時期歐洲城市秘書性工作。就秘書工作的發展而言，它為歐洲古代官吏型秘書性工作向社會化職業化近現代秘書工作的發展，打下了基礎。

　　王國政權的秘書性工作

　　如英王亨利一世（1100年~1135年在位）時期建立了中央管理機關——樞密院，設有專司財政的部門，也先后設立具有顧問性質的御前會議，起著樞密院和最高法院的作用。國王腓力四世（1285~1314年在位）為取得反對羅馬教廷斗爭的勝利，于1302年首次召開了有高級騎士、世俗貴族、富裕市民代表參加的三級會議。它成為國王的機關，也是國王同封建貴族、市民上層結成聯盟的形式。

　　在英國，號稱“末日審判書”形成過程中的全國性社會財產調查登記活動，是一次強化王權的有力舉措，其中包含著規模空前的內容豐富的秘書性活動。14世紀，法國國王將文書檔案專門存在的王宮教堂內，稱為“憲典寶庫”。“憲典寶庫”的建立，一是說明法國國王為了強化王權對文書檔案更加珍視；二是標志著政務的紛繁，秘書性工作有了進一步發展，產生了更多文件材料，集中保存國家文書檔案也有了重大發展；三是“憲典寶庫”的建立對法國國家秘書性人員保管和利用文書檔案為國王行政提供服務，有了更為良好的基礎性條件。

　　這一時期封建王國的秘書性工作具有以下特點：一是為強化王權服務的職能作用大為加強，秘書性工作的領域更為擴大，幾乎所有王權運用的領域內，都伴有秘書性工作；二是秘書性工作的地位有所提高，文件檔案作為王權的象征和標志，被視為黃金寶物由國家統一管理，并作為行使權力的依據和憑證，受到國王的高度重視；三是文書檔案的保管更加機密，帶有一定的神密性和不可接觸性，一般不讓參閱，珍藏在王宮或庫房等與世隔絕的密室；四是王國的秘書性工作與教會的秘書性工作逐漸分離，國家的文件檔案保存在教會的情況已不多見。

　　封建王朝的秘書性工作：

　　如秘書令（監），典尚書秦事，頒發敕令；中書省的中書監（中書令、中書侍郎、中書舍人等），起草文書，掌管經籍及秦事；門下省的待中，侍皇左右掌秦事；尚書省的尚書令，掌管文書事務及行政事務。

　　在這一歷史時期，紙張正式成為公文的統一使用的載體。我國造紙術西漢早期已經發明，到東晉末年桓玄下令公文統一用紙張作載體，并為后世沿用。公文用紙張載體，是秘書發展史上的革命性進步。

　　從梁陳開始，文章有了“文”與“筆”之分。“筆”后來發展為應用文。就是公文形成有別于文學作品的簡明務實莊重的文風的發端。隋設內書省，有內書舍人、通事舍人、內書侍郎等官吏，掌管草擬詔令、宣奏等事務；設門下省，有納言等官吏，掌管詔令審核、駁正；設尚書省，有尚書丞及下屬官吏，掌管收發、傳令、承辦文書等。

　　唐設中書省，有中書令、中書侍郎等官吏，掌管軍國政令、參議政務及章奏文書等；設門下省，有侍書、侍郎、給事中等官吏，掌官出納帝命、顧問應對、掌機密文件、審議公文、封駁詔命章奏等；設尚書省，有尚書仆射等官吏，掌管朝廷日常行政事務等；后又設翰林學士院，有翰林供奉、翰林承旨等官吏，掌管草擬制詔書敕，協理批答四方章表疏議等；設匭使院，有知匭使等官吏，處理信訪事務，使下情上達等。地方政權還設有掌書、判書、孔目、主簿等書性吏員。

　　唐設政事堂，為三省集體辦公議政之處。隋唐建立了以刑律為后盾的一套秘書工作的制度。

　　宋代的秘書工作制度又有所發展：一是一文一事制度已經在宋開始實行，強調“非一宗事者不得同為一狀”，此制度一直為后世沿用。二是形成了“引黃、貼黃”制度，即上行文以黃紙上作補充說明，貼于文尾為貼黃；將內容摘要和日月寫于黃紙，貼于文前封皮，為引黃。其目的是便于閱讀易解，加速公文辦理。三是詔令副署制度，即皇帝下詔前征求重臣意見，由大臣副署。四是公文譽寫制度和傳遞公文改為軍郵制度等。

　　宋代的檔案工作也有所發展，設架閣庫保存檔案。南宋時還設有中央架閣總庫，收藏全國重要檔案史料。

　　元及明代前期的秘書性工作

　　元王朝吸取漢族統治者的，設有翰林兼國史院草擬皇帝詔令，下屬有翻譯機構、禮儀管理機構、文書驛傳管理機構、檔案管理機構等。明初官制沿襲元代，宮廷內設司禮監宦官秘書性機構。在文書工作方面，建立了公文草擬制度，整治了繁文之弊，對提高公文效率有著積極影響。

　　國家政權機構秘書性工作的異同

　　1、相同相似之處

　　一是秘書性工作的領域擴大。在這一時期英國進行了規模空前的全國社會財產調查登記活動，形成了“末日審判書”。從南宋紹熙元年（1190年）就開始編制土地登記籍冊，并在松江編制魚鱗圖冊。

　　2、不同之處

　　一是時間要素上的差異。二是空間要素上的差異。三是受宗教的影響程度不同。四是文書載體的不同。

　　城市秘書性工作的異同

　　1、相同相似之處，具體表現，一是在行政方面均要從事辦文輔政的日常事務，充分行政長官的助手，二是均要辦理涉及事務和外交文書。三是經濟領域的秘書性工作增多。

　　2、不同之處

　　封建社會中期，中國與歐洲城市秘書性工作的不同之處，一是城市政務秘書性工作與封建國家的關系狀態有所不同。因此，歐洲城市秘書性工作對封建王國具有相對的獨立性。二是城市行政秘書性工作的交往渠道和方式有所不同。三是經濟領域的秘書性工作專業化程度有所差異，四是秘書性工作與宗教的關系不同。

　　宗教秘書性工作的異同

　　1、相同相似之處

　　一是輔助對象和基本職能相似。二是內部事務方面相似。三是在指導思想上有相似之處。四是都要協助宗教首腦與官府往來。

　　2、不同之處

　　一是介入世俗社會生活的程度不同。二是介入世俗社會生活的方式不同。三是與封建國家政權的關系不同。