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　　第九章

　　會(huì)前的計(jì)劃和安排主要包括以下12點(diǎn)：

　　①擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程是指對(duì)會(huì)議要通過(guò)的文件、解決的問(wèn)題作總體安排。日程是根據(jù)會(huì)議的議題，對(duì)開(kāi)會(huì)期間會(huì)議進(jìn)程的具體安排。②確定與會(huì)人員。③會(huì)議通知。④會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。⑤經(jīng)費(fèi)預(yù)算。⑥會(huì)議須知。⑦會(huì)議證件。⑧會(huì)議報(bào)名與報(bào)到。⑨會(huì)議接待。⑩會(huì)場(chǎng)布置。⑾準(zhǔn)備會(huì)議的文件材料。⑿會(huì)議籌備計(jì)劃安排的注意事項(xiàng)。

　　5、中外秘書(shū)布置會(huì)場(chǎng)異同分析

　　中外秘書(shū)布置會(huì)場(chǎng)的相同相似之外，一是會(huì)場(chǎng)布置要為會(huì)議目的、確保會(huì)議效果、為與會(huì)者提供良好的開(kāi)會(huì)環(huán)境服務(wù)，二是會(huì)場(chǎng)布置要根據(jù)需要，進(jìn)行周密的設(shè)計(jì)，認(rèn)真仔細(xì)地實(shí)施，每個(gè)環(huán)節(jié)都要親自檢查，不得有任何疏漏。三是會(huì)場(chǎng)的座次排列、照明、音響、裝飾、空氣、會(huì)議活動(dòng)是會(huì)場(chǎng)布置必須考慮的重要因素，要根據(jù)不同的會(huì)議內(nèi)容、規(guī)范進(jìn)行合理而有序的排列，要與會(huì)議主題和會(huì)議氣氛協(xié)調(diào)，還要注重文化氛圍、美學(xué)效果、音響效果和與會(huì)者的舒適和方便。

　　差異這處的主要體現(xiàn)，一是大型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置，中國(guó)強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。各個(gè)細(xì)節(jié)都強(qiáng)調(diào)精心設(shè)計(jì)，仔細(xì)安排；而西方則比較靈活。二是中國(guó)會(huì)場(chǎng)裝飾布置，受中國(guó)文化的影響，強(qiáng)調(diào)典雅、莊重而有意韻；而美英等國(guó)的會(huì)場(chǎng)布置受西方文化的影響，相對(duì)比較自由、浪漫。三是在會(huì)場(chǎng)桌椅的排列上，中國(guó)強(qiáng)調(diào)整齊，變化比較少；而西方則比較富于變化等等。

　　會(huì)場(chǎng)是國(guó)內(nèi)國(guó)際交流的重要場(chǎng)所。隨著國(guó)際性交流和國(guó)際會(huì)議的增多，各國(guó)會(huì)場(chǎng)布置也出現(xiàn)融合的趨勢(shì)。不少中國(guó)字畫(huà)出現(xiàn)在外國(guó)會(huì)議的會(huì)場(chǎng)；不少外國(guó)會(huì)場(chǎng)布置的和做法，也被中國(guó)布置會(huì)場(chǎng)者所采用或借鑒。

　　中外秘書(shū)會(huì)前文字材料的差異之處，一是體現(xiàn)在執(zhí)筆撰稿任務(wù)的輕重上。二是體現(xiàn)在對(duì)調(diào)查研究的重視程度上。三是體現(xiàn)在側(cè)重點(diǎn)的差異上。中外秘書(shū)準(zhǔn)備會(huì)議文字材料，都十分重視報(bào)告，特別是主題報(bào)告，但對(duì)其他文字材料，則各有側(cè)重點(diǎn)。中國(guó)不少會(huì)議中，典型材料占很大比重，特別是總結(jié)性會(huì)議、工作研究性會(huì)議等，典型材料往往能產(chǎn)生極大的影響，會(huì)議秘書(shū)對(duì)這類(lèi)材料也極為重視，要花費(fèi)極大精力。西方國(guó)家秘書(shū)在準(zhǔn)備會(huì)議文字材料時(shí)，比較重視各類(lèi)數(shù)據(jù)報(bào)表，通過(guò)提供數(shù)據(jù)報(bào)表，讓與會(huì)者進(jìn)行定量定性的分析，對(duì)問(wèn)題做出判斷。

　　1、中國(guó)秘書(shū)開(kāi)會(huì)時(shí)的事務(wù)服務(wù)

　　①會(huì)議簽到。②引導(dǎo)與會(huì)者入座。③分發(fā)會(huì)議文件材料。④內(nèi)外聯(lián)系，傳遞信息。⑤維持會(huì)場(chǎng)秩序。⑥處理臨時(shí)交辦的事項(xiàng)。⑦其他會(huì)場(chǎng)服務(wù)工作。⑧安排發(fā)言。⑨會(huì)議記錄。⑩分組討論安排。⑾安排僅參加某一階段會(huì)議活動(dòng)的特殊與會(huì)者的活動(dòng)。⑿安排發(fā)獎(jiǎng)和選舉、表決等活動(dòng)程序，并組織操辦具體事務(wù)。

　　美國(guó)要求會(huì)議秘書(shū)在開(kāi)會(huì)期間的會(huì)議期間，會(huì)議秘書(shū)每天都要按會(huì)議日程理出一份清單送交給負(fù)責(zé)提供服務(wù)的負(fù)責(zé)人。

　　英國(guó)秘書(shū)開(kāi)會(huì)時(shí)的事務(wù)

　　①提前到會(huì)場(chǎng)，帶去一切會(huì)議所需的物品。②擺好會(huì)場(chǎng)方向指示牌。③確保座位安排就序。④務(wù)必使每個(gè)與會(huì)者都有必要的文件資料和用具。⑤提供飲用水和杯子。⑥檢查與會(huì)者在出席登記簿上的簽名。⑦宣讀上次會(huì)議記錄、缺席道歉及其他信件。⑧為主持者提供必要的資料。⑨做會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄做出的決定，指明誰(shuí)提出的建議，誰(shuí)附議，及投票結(jié)果。會(huì)議記錄最突出的特征是其具有原始記錄性。

　　美國(guó)秘書(shū)作會(huì)議記錄要求以下基本內(nèi)容：

　　①開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)。②主持人的姓名、職務(wù)。③會(huì)議類(lèi)型（例會(huì)、特別會(huì)議、全體會(huì)議、委員會(huì)、董事會(huì)）。④20人以下的小型會(huì)議要記錄出席者、缺席者名單；大型會(huì)議需要檢查法定人數(shù)。⑤在議事日程上寫(xiě)明工作順序。⑥提出的提議，以及被采納或否決的情況，采取什么表決方式（舉手、發(fā)言或用選票等），是否一致不記附議人的姓名等等。⑦一般沒(méi)有必要對(duì)討論做詳細(xì)記要。⑧記錄要符合實(shí)際、簡(jiǎn)明扼要、抓住重點(diǎn)、緊密?chē)@會(huì)議議題和議程紀(jì)錄，記錄本質(zhì)問(wèn)題，一般對(duì)會(huì)議的提議和決議要逐字逐句地記載。⑨不能寫(xiě)入記錄者的見(jiàn)解或評(píng)論。⑩記錄稿要送會(huì)議主持人審閱。打印稿也要認(rèn)真核對(duì)。

　　英國(guó)秘書(shū)做會(huì)議記錄有以下要求：

　　①會(huì)議描述。包括會(huì)議類(lèi)型、時(shí)間、地點(diǎn)。②與會(huì)者姓名，主席的名字寫(xiě)在最前面，辦事員的名字寫(xiě)在最后面。③缺席者的請(qǐng)假書(shū)。④宣讀上次會(huì)議記錄。⑤問(wèn)題。⑥一般事務(wù)、決議，包括會(huì)議上的確切措詞。⑦其他事務(wù)。按會(huì)上進(jìn)行的順序記錄。⑧決定下次會(huì)議的日期。⑨主席簽名。⑩會(huì)議時(shí)間。⑾打印前通常要經(jīng)主席審閱批準(zhǔn)。⑿必須記下每項(xiàng)決議的準(zhǔn)確措詞及提供者的姓名。附議者可以不記，但必要須記錄贊成和反對(duì)主要決定的全部論據(jù)。⒀如果需要逐字逐句的詳細(xì)記錄，可由速記員或錄音機(jī)記錄。

　　三是基本原則相同。中國(guó)強(qiáng)調(diào)作會(huì)議記錄，必須符合其原始記錄性的最突出特征，必須如實(shí)際記錄，不允許記錄者加工；美國(guó)要求秘書(shū)作會(huì)議記錄必須符合實(shí)際，不能寫(xiě)入記錄者的見(jiàn)解和評(píng)論；英國(guó)強(qiáng)制會(huì)議記錄必須記下每項(xiàng)決議的準(zhǔn)確措詞，必然記錄贊成和反對(duì)主要決定的全部論據(jù)，這都表明，如實(shí)記錄是中外秘書(shū)作會(huì)議記錄的基本原則。

　　中外秘書(shū)作會(huì)議記錄的差異之處，一是在格式上存在某些差異。中國(guó)會(huì)議記錄的基本格式是大體統(tǒng)一的。美、英等國(guó)的會(huì)議記錄有正式會(huì)議記錄和非正式會(huì)議記錄之分，而且有些會(huì)議還專(zhuān)門(mén)印制了特殊格式的會(huì)議記錄格式。雖然在格式排版上有一定的差異，但記錄的基本要素是大體相似的。二是某些程序環(huán)節(jié)上的差異。如英國(guó)會(huì)議記錄中，一般都要求記載宣讀上次會(huì)議記錄的有關(guān)情況，有時(shí)還要對(duì)上次會(huì)議記錄履行通過(guò)手續(xù)，并由主席簽字。而中國(guó)的會(huì)議記錄中，一般沒(méi)有此項(xiàng)規(guī)定，會(huì)議記錄只要記錄秘書(shū)簽字和主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者審核簽字即可，不必在下次會(huì)議上宣讀和通過(guò)。三是某些特殊要求的差異。西方股東會(huì)會(huì)議記錄，記錄者必須了解到會(huì)股東所持股份的情況，以便在有關(guān)問(wèn)題表決形式?jīng)Q議時(shí)按股份數(shù)額計(jì)算是否通過(guò)。這是中國(guó)的傳統(tǒng)會(huì)議記錄中一般是少見(jiàn)的。在現(xiàn)代企業(yè)體制改革中，不少中國(guó)的股份制企業(yè)，也采用了這種方式。四是某些記錄項(xiàng)目上存在一定的差異。如英國(guó)會(huì)議記錄上，通常有下次會(huì)議的時(shí)間一項(xiàng)；中國(guó)一般未規(guī)定此項(xiàng)。中國(guó)會(huì)議記錄落款處，要有記錄秘書(shū)和主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)人的簽字；而有的國(guó)家只要求秘書(shū)簽字，有的則只要主持會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)簽字即可。這些差異之外，都是受各國(guó)的實(shí)際需要和傳統(tǒng)的影響。它影響會(huì)議記錄的功能作用。

　　3、中外秘書(shū)會(huì)后文字材料工作的異同分析

　　中外秘書(shū)會(huì)后文字材料工作的相同相似之處，一是對(duì)會(huì)議所有的文件材料，會(huì)后都要進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的清理，不允許任何會(huì)議文件材料隨意丟散。二是對(duì)會(huì)議記錄會(huì)后都要整理成正稿，并打印寄發(fā)給有關(guān)人員。三是對(duì)包括會(huì)議記錄在內(nèi)的所有重要會(huì)議文件，都要進(jìn)行整理，立卷歸檔保存。四是秘書(shū)在會(huì)后都有一定的文字起草任務(wù)，這些文字工作都是為會(huì)議服務(wù)的。如對(duì)會(huì)議的新聞報(bào)道工作就是比較重視的。

　　會(huì)后文字材料工作的差異之處，一是在撰擬文稿的文字工作的任務(wù)輕重上存在差異。中國(guó)秘書(shū)會(huì)后文字工作的任務(wù)相對(duì)較重；西方國(guó)家秘書(shū)會(huì)后文字工作的任務(wù)相對(duì)較經(jīng)。二是在會(huì)后草擬文字材料的類(lèi)型上存在差異。中國(guó)秘書(shū)會(huì)后除了整理會(huì)議記錄外，還要草擬、寄發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要，有些重要會(huì)議會(huì)后還要草擬貫徹執(zhí)行會(huì)議文件精神的有關(guān)通知、辦法等。西方國(guó)家秘書(shū)除了整理會(huì)議記錄外，主要是起草會(huì)議摘要，以及起草各種感謝信和祝賀信。三是在草擬過(guò)程上也存在某些差異。西方秘書(shū)在會(huì)后‘寄發(fā)禮儀性書(shū)信時(shí)，往往只要按已定的名單和慣例草擬寄發(fā)即可。而中國(guó)秘書(shū)會(huì)后草擬簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要和有關(guān)傳達(dá)貫徹落實(shí)精神的通知，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授意和指示，草擬成稿后要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)者的審批、簽署，要按正式發(fā)文的程序辦理。

　　中外秘書(shū)會(huì)后催促執(zhí)行工作異同分析：

　　差異之處體現(xiàn)在中國(guó)秘書(shū)催促執(zhí)行會(huì)議議定事項(xiàng)的重點(diǎn)，是以下屬執(zhí)行單位為對(duì)象，采用各種方式，促進(jìn)下屬執(zhí)行單位盡快按會(huì)議要求完成任務(wù)；西方秘書(shū)則主要是提醒領(lǐng)導(dǎo)者，以免遺忘記和疏漏。中國(guó)秘書(shū)在催促中還要了解具體執(zhí)行情況；西方國(guó)家則沒(méi)有明確規(guī)定這方面的要求。中國(guó)秘書(shū)在催促執(zhí)行會(huì)議議定事項(xiàng)的工作中，要進(jìn)行催促，要收集執(zhí)行反饋，要綜合反饋信息把握動(dòng)向，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，向領(lǐng)導(dǎo)反映執(zhí)行中遇到的問(wèn)題，若有必要還進(jìn)行調(diào)查研究，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者探求解決問(wèn)題的辦法，工作任務(wù)比較重。而西方則未明確規(guī)定這方面的內(nèi)容，會(huì)議議定事項(xiàng)的執(zhí)行，主要靠法規(guī)和要責(zé)關(guān)系的制約。中國(guó)雖也有法規(guī)和要責(zé)關(guān)系的制約，但仍把催促、指導(dǎo)作為落實(shí)會(huì)議議定事項(xiàng)的重要手段。