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1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；

(2)參謀作用；

(3)補缺作用；

(4)增進關系作用；

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)適時。考慮時機；

(7)適地。看場合；

(8)適度。要注意掌握分寸。

2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?

(1)“立卷特征”：文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，

(2)按問題特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文種特征立卷；

(5)按時間特征立卷；

(6)按地區特征立卷；

(7)按通訊者特征立卷；

(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。

(3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。

(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。

(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。   

1．文員進言是指什么?進言具有什么作用?方法和要求是什么?

(1)進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規勸；

(2)參謀作用；

(3)補缺作用；

(4)增進關系作用；

(5)適事。緊急的事，重要的事，上司需要知道的事；

(6)適時。考慮時機；

(7)適地。看場合；

(8)適度。要注意掌握分寸。

2．什么是文書的立卷特征?通常可以按照哪幾種特征立卷?

(1)“立卷特征”：文秘或檔案人員把文書按照某些共同特征組合成案卷，

(2)按問題特征立卷；

(3)按作者特征立卷；

(4)按文種特征立卷；

(5)按時間特征立卷；

(6)按地區特征立卷；

(7)按通訊者特征立卷；

(8)在運用六個特征立卷時，需要運用兩個或兩個以上的特征組合每一個案卷。

3．來信受訪的范圍包括哪些?受理與處理的程序和基本要求是什么?

(1)受理的范圍是：國家機關、主管部門或新聞單位轉來的信件；職工、群眾直接給機關、單位領導的信件。

(2)及時拆封。拆封時，不要損壞郵票、郵戳和其他書寫內容的地方。對急信、要信，或有過激言語的來信，要處理及時，報告上司，還要以有效方式通告有關單位緊急處理。拆開后在裝訂時，信紙在前、信封在后，要一并裝訂。

(3)認真閱讀。把握信中的主要內容，也可用顏色筆為領導標明信中的重點，或在信紙的空白處注明“參閱某卷宗’’或“可與前信印證”等。提供領導復信所需要的資料。

(4)逐項登記。用鋼筆將寫信人的姓名、職業、單位或住址、寫信時間、收發日期、主要內容、要求、收信單位(人)以及承辦后的情況、結果和立卷存檔號等詳細記載，便于統計、查找和催辦。

(5)認真處理。處理信伺：應該按照“分級負責、歸口辦理”的原則，進行轉辦、交辦或自辦。(6)及時復信。復信是取信于職工群眾的有效措施，增加職工群眾對組織的信任。復信可采取收信人(單位)復信，或承辦人(單位)復信兩種方式進行。   

8.辦公室人員為了說服對方接受自己的看法應該怎么做，要領有哪些？

（1）清楚地知道在所說的事項中，最想說什么，以邏輯分析自己的意向，并對目的、效果、重要性、關聯性等，抓住重點；

（2）說服時，要盡量具體客觀，使對方產生了解的動機；

（3）偶爾也需要引用某些權威人士、專家的意見，或者用圖表、資料、經驗談等等；

（4）要具體了解對方的立場和意向，先注意聆聽對方所說的話，切勿以自己主觀的方式進行談話。要掌握對方不能了解的地方，努力加以說服；

（5）主動發問，了解對方的想法，對方有關信息的種類和數量，以及背景如何等等；

（6）以誠懇的態度為對方著想而發言，不要使用另對方反感的言詞；

（7）讓對方打開心扉，使對方對自己的看法產生興趣（讓對方認同自己）；

（8）不可傷害對方的自尊心。

9.什么是受意?受意有幾種?辦公室人員應怎樣運用受意方法?

（1）受意是文員接受和領會上司意圖。

（2）一種是直接受意，另一種是間接受意。

（3）文員要善于領會上司意圖，按上司意圖辦事。但要防止把上司醞釀過程中的意圖當作上司的授意，把上司的質疑、設問誤認為上司的指示。要做到：備好記錄本，記錄下指示要點。注意傾聽，用心判斷指示的用意。必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話。如有不同意見，可以公開提出，但要言之有理，并要注意方式、態度。接受指示后，要不失時機地貫徹實施。

10．公文的完全格式包括哪幾項?

（1）版頭、發文字號、印刷順序號。

（2）密級、緊急程度。

（3）簽發人姓名。

（4）公文標題。

（5）主送機關。

（6）正文、附件。

（7）發文機關、成文日期、機關印章。

（8）注釋、閱讀(發送)范圍。

（9）主題詞。

（10）抄送單位、印發說明。  

11.單位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些規定？

單位印章主要：單位印章、套印章；鋼印、領導人簽名章、其他印章；

（3）刻制公章有兩種情況；一種是由上級主管機關刻制頒發；

（4）另一種由法人代表申請，經主管部門批準，公安部門登記后由專門刻制廠刻制；

（5）公章一般由指定的文秘人員統一使用，其他印章也應專人專用；

（6）加蓋公章，是哪一級的公章，須經哪一級的負責人批準，并審核簽名；

（7）將蓋用文件名稱、編號、日期、簽發人、領用人、蓋章人等項詳細登記；

（8）加蓋印章必須做到用力均勻，使印章端正、完整，不歪斜、更不能顛倒；

（9）凡以單位名義發出的公文、信函等都必須加蓋單位公章方能有效。

12.國務院規定的行政公文共有幾類幾種？

命令（令）；決定；公告；通告；通知；通報；議案；報告；請示；批復；意見；函；會議紀要。

13.文員根據單位需要向外或向內發文,需要一系列程序即為發文處理過程。請說明這一系列過程。

（1）擬稿；

（2）核稿；是指以擬稿人員的上級負責人對初稿的審查和核實。

（3）簽發；是指機關領導人員對文稿的最后審定、簽字發出。

（4）編號；已經簽發的文件，由文秘人員統一編排發文字號。

（5）繕印；對已經簽發的文件定稿進行謄清、復印或排版印刷。

（6）校對；指將文件的謄寫稿、打印稿或清樣按定稿核對校正。

（7）用印；是指在完成的文件上加蓋機關印章。

（8）登記；

（9）分發。指對準備發出的文件進行分裝和發送。  

14.文員受上司指示，向對方要求約會時應注意哪些要點？決定時間地點時要注意什么？

（1）要獲得上司的許可；

（2）如果用寫信的方式，在等到對方收到信后，再怛大會給對方的文秘人員以確認；

（3）要正確告知對方赴約者的姓名、職務、目的、時間、地點、方式（早餐會、餐會等）、所需要的時間等等；

（4）約定好以后，一定要向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。還應該準備約會所需要的文件資料。

（5）周一早上、周末、即將下班之前、午餐前后不要安排約會；

（6）對方的休息日、節假日或有特殊政治和宗教意義的日子不要安排約會；

（7）公司有重大活動的那一天不宜安排約會；

（8）地點選擇對方比較方便的地方，還應考慮約會的禮儀規格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。

15、什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕法有哪幾種？一般應怎樣做？

文員的擋駕方法是指：對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出門阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉第達到阻擋或拒絕的目的即可。

主要的擋駕法有：

（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內容記下，轉告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或將內容轉告。

（2）來訪擋駕。先問清來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。

（3）會議、活動擋駕。對必必要的會議和活動，文員要替上司委婉地謝絕。  

16.文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的?哪些是不合適的?

合適的話題:

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題。

（2）一般人喜聞樂見的話題。

（3）顯示地方或民族色彩的話題。

（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等。

（5）積極、健康的生活體驗的話題。風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。

不合適的話題:

（1）應當忌諱的話題。

（2）令人不快的話題。過于敏感的話題。

（3）自己不甚熟悉的話題。夸耀自己的話題。

（4）庸俗的色情的話題。

（5）不宜談論的保密的話題。

17.簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用?形式是怎樣的?

會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基

礎上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。

會議紀要具有溝通情況、交流經驗、統一認識、指異工作的作用。

可以用于向上級匯報會議情況;也可以分發給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事

項，或要求與會單位共同遵守、執行。

有兩種形式:

（1）議決性會議紀要。是與會者經過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執行時寫下的文字依據。

（2）周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經驗而作的紀實性文件。