公文辦理程序

　　練習與思考

　　1 什么是公文辦理程序？收文辦理與發文辦理各有哪些程序？

　　答：公文辦理程序就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。收文辦理的程序主要包括：簽收、登記、分發、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等。發文辦理程序包括：擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　2 機關收文的主要來源有哪些？簽收公文要注意哪些問題？.

　　答：機關收文的主要來源包括：（1）機要交通送來的機要文件（2）郵局送來的掛號函件和電報（3）外機關和部門直接送來的文件材料。簽收公文要注意的問題是：（1）查清收文機關名稱（2）查清信封號與遞送人所登記的號碼是否一致（3）查清文件封口是否破損（4）查清文件的登記件數與實有件數是否相符。

　　3 收文登記的作用是什么？收文登記要注意哪些問題？

　　答：收文登記的作用主要是（1）便于管理和保護文件（2）便于檢查和檢索文件（3）便于文件的統計和催辦工作（4）作為核對與交接文件的憑據。收文登記要注意登記的手續要盡量做到簡便有效。注意選取有用材料進行登記。.

　　4 收文登記有哪幾種形式？各有哪些優點？.

　　答：收文登記的形式是（1）簿冊式登記。它的優點是容易保存，適宜按時間順序進行登記。（2）聯單式登記。它的優點是減少重復登記的某些項目。簡化登記手續。（3）卡片式登記。卡片式登記的好處是能適應使用和管理文件的需要。

　　5 簡述公文分發的原則與要求。

　　答：公文分發的原則和要求是：（1）對于難以把握的文件和資料要先填好《公文處理單》等以便于送給領導人等查閱和簽收（2）對于屬于主管機關日常事務的公文要按主管業務的分工范圍直接分送給有關部門的負責人。（3）對于答復文要相對于有關部門給予，依依對應。（4）在文件份數少的情況下要按先辦理、后閱知，先主辦、后協辦，先正職、后副職的順序分送（5）公文分發登記的交接制度要旅行簽收手續

　　6 公文的傳閱應當注意哪些問題？

　　答：傳閱應注意的問題是：（1）傳閱順序方面。先傳閱給機關主要領導主管負責人和主管業務部門閱讀。（2）傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞（3）在傳閱過程中或者傳閱完畢后，文書人員要及時對文件進行檢查，發現問題要及時處理。（4）每份傳閱資料都應由文書部門在文件首頁附上《文件傳閱單》

　　7 為什么說擬辦是收文處理的重要環節？應當從哪些方面做好擬辦工作？

　　答：因為擬辦工作是秘書部門實現“四個”轉變，在辦文辦事中出謀劃策，變被動服務為主動服務，發揮參謀助手作用的體現。做好擬辦工作應該從以下方面入手：（1）擬辦之前，認真研究公文內容、弄清來文背景，查明問題癥結。（2）弄清掌握有關和規定（3）要熟悉業務（4）擬辦意見要周到（5）擬辦文字要簡明扼要。

　　8 簡述公文擬辦的作用及主要內容。

　　答：公文擬辦的主要作用是：使機關或部門的領導人及時閱讀重要的收文，掌握上級的精神、工作發展情況和其他有關信息，并便于領導快速處理公文，避免拖拉。

　　公文辦理的主要內容是：（1）提出所述問題的原則和方法。（2）提出規定的承辦的時限（3）兩個或兩個以上的單位共同承辦的，須指出主辦單位和主辦人。（4）批辦意見均應鄭重地填寫在《公文處理單》的“批辦意見”欄內。

　　為什么說承辦是公文處理的重要環節？承辦應該注意哪些問題？

　　答：因為承辦直接關系到發文的質量和機關公文處理工作的效率。承辦應該注意的問題是：（1）對有領導具體批示意見的公文一定要認真領會領導的指示精神。（2）對沒有領導簽署批辦意見的公文應根據有關文件精神、有關規定或按以前的慣例，酌情辦理。（3）對于要求牽頭或聯合辦理的公文，要先擬訂草稿請有關部門會商再請領導審批。（4）來文涉及以前的公文資料時要注意查找曾經的公文資料以作參考以防出錯。

　　10 怎樣作好催辦和查辦工作？試比較催辦和查辦工作的區別。

　　答：作好催辦工作應當注意三點要求：（1）明確催辦范圍（2）將催辦落實（3）