第三節 企業檔案的功能及其運動規律

1. 企業檔案的4個功能：

1) 記錄企業歷史

2) 著錄企業資產

3) 維系企業的正常運轉

4) 保護企業的合法權益

2. 論：企業檔案著錄企業資產的功能?

企業資產是指企業擁有或控制的可用貨幣計量，能為企業獲得效益的經濟資源，包括有形實物資產和無形知識、權利資產等兩大類。

企業檔案與企業資產之間存在著一個基本的關系，即所有的企業資產都能夠也必須著錄在企業檔案之中，企業檔案是企業資產評估的必要媒介。其評估則只有通過核查企業檔案的相關記錄才能得以確認。企業檔案這種著錄企業資產的功能是其他任何企業資源所不能替代的。

企業的正常運轉是通過人流、物流和信息流這三種要素的動態組合來維系的。

按照信息理論的說法，企業和各項活動是信源，企業的進一步活動是信宿，企業檔案的保存，實質上就是企業信息傳遞的延遲。

3. 企業檔案功能的運動變化規律主要為：

1) 企業檔案功能范圍的擴展律

2) 企業檔案功能時效性的遞減律

3) 企業檔案功能發揮的權變律

企檔功能運動變化規律的存在，說明了企檔功能的最大化是必須通過完整、準確地保存企檔來實現的，這種保存是長期的甚至是永久的。

簡：企業檔案功能范圍的擴展律

1) 企檔的功能由企業內部向企業外部擴展。現代企業制度下的企業是獨立的法人實體，企業檔案被視為是企業內部的信息資源，企業檔案各項功能的發揮首先著眼于企業內部各項活動的利用需求及其滿足。另一方面企檔也記錄了社會的經濟發展史，從而實現了企業檔案記錄歷史功能的最大范圍擴展。

2) 企檔的功能的單一性向多元性擴展。著錄企業資產、維系企業的正常運轉和保護企業的僉權益等其他企業檔案功能則是由這個基本功能擴展出來的。一方面企業檔案的功能可隨著企業活動對檔案不同需求的出現和企業對檔案作用認識的不斷深化而擴展;另一方面，同一種企檔具有滿足不同利用需求的可能性。

簡：企業檔案功能時效性的遞減律

企檔及時有效地滿足企業的現實性需求即為企檔功能的時效性。它的時效性也表明某些企檔特定的時間范圍內由于保存著與企業現實利益相關的內容而具有機密性。從企檔的生命周期來看，企檔功能的時效性隨著時間的推移呈遞減運動規律。

簡：企業檔案功能發揮的權變律

權變理論是現代管理學的一個基本理論，它指在管理活動中不存在一個適用于各種情況的固定模式，即任何管理模式均需要視具體情況而定。權變理論的動態性內涵恰好可以用來詮釋企檔功能發揮的不確定性。企檔及其管理工作水平是影響企檔功能改變的內在權變因素，其他則為外在權變因素。內在權變因素則決定著企檔功能的能否發揮和怎樣發揮。

企業檔案功能運動變化規律的存在說明了企業檔案功能的最大化是必須通過完整、準確地保存企業檔案來實現的，這種保存是長期的甚至是永久的。