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簡報：就是簡明扼要的書面報告。

簡報類文書：是用于匯報工作、反映問題、交流經驗、溝通情況、推動工作開展的一種簡短的、摘要性的信息載體。簡報類文書只是一種統稱，常見的名稱有“簡訊”、“快訊”、“快報”、“動態”、“信息”、“工作通訊”、“情況通報”、“情況反映”、“內部參考”、“摘報”等。

會議簡報：即專門報道、交流有關重要會議的內容和情況的簡報。

工作簡報：就是反映本部門、本系統各方面工作情況的簡報。

提案：是指提請機關或一定組織的會議討論、處理的意見或建議的文書。

建議：是組織、單位或個人對某項工作、某項活動或某方面的問題提出建設性的意見、建議時使用的文書。

公文辦理程序：就是指公文在機關內部從形成到運轉處理所必須經過的一系列環節。

收文：是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。

收文辦理：是指文書部門收到材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。

收文辦理程序：組成收文辦理這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。

簽收：是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。

登記：就是指需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收發和處理。

分發：亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確地將收來文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

傳閱：是指單位或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導人和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

輪幅式傳閱：傳閱文件應以文書人員為中心進行傳遞，這種傳閱文件的方法稱為“輪幅式傳閱”。

擬辦：是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。擬辦意見可根據來文的情況分別由辦公部門負責人或業務部門承辦人提出。

批辦：是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

承辦：是指機關有關部門或人員按照來文的要求進行具體工作或辦理復文。

催辦：是指根據承辦時限的要求，及時地對那些必須辦理答復的文件承辦的情況時行督促和檢查。

查辦：是指文書工作人員協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實，以及對某些問題進行查處，解決的一項承辦性工作。

注辦：是指對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

發文：是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料，包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。

發文辦理：就是指文件從擬稿到印制發出的整個運行過程。

擬稿：是公文承辦人員根據領導交擬或批辦的意見草擬文稿的過程。

審核：是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發之前，對公文的內容、體式進地的全面審核和檢查。

簽發：是指機關領導人對文稿的最后審批。

核發：是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。

繕?。菏侵笇σ呀浐灠l的公文定稿進行印刷。

校對：是指將公文的謄寫稿、打印稿清樣與經領導簽發的原稿核對校正，以修改和消除書寫、排字上的錯誤。

用?。菏侵冈谟『玫奈募霞由w機關印章。

發文登記：與收文登記一樣，主要是為了便于對文件的管理和查找等。

封發：是指對準備發出的文件進行分裝和發送。

公文立卷：是指機關文書部門將已經辦理完畢的，具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。

案卷：是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料組合體。

文書部門立卷制度：指由機關的承辦和處理公文的部門負責進行立卷的制度。

問題特征：是指文件材料的內容所反映的問題、事物、事件、人物、工作性質等具有的共同特點。

時間特征：是指文件形成的時間和文件內容所針對的時間。

名稱特征：又稱文種特征，是指公文文種的名稱。

作者特征：是指制發文件的機關、單位或個人。

地區特征：又稱地理特征，指的是文件內容所涉及的地區，又指文件作者所在的地區。

通訊者特征：是指文件的收發或問答雙方。

立卷類目：也稱歸卷類目、案卷類目。

編制立卷類目：是指機關文書部門在一年的實際文件沒有形成以前，根據本機關工作活動的規律，預測該年可能形成的文件，按照立卷的原則要求和方法，事先擬制出來的歸卷條目。

平時歸卷：是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

調整卷定：是指在平時歸卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。

卷內文件排列：是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。