第一章中國秘書工作的起源

1.簡述我國秘書工作的起源過程。

答：我國秘書工作孕育于部落聯(lián)盟的昌盛時期，萌發(fā)于夏朝，形成于殷商。

我國部落聯(lián)盟的昌盛時期，已經形成了社會組織的領導部門，有了原始文字、原始的公務活動記錄，有了專事記錄的人員，出現了秘書活動。那一時期也就成為我國國家秘書工作的孕育時期。

夏朝已有了公務文書和宮廷檔案，并有了以此為主要業(yè)務的官員。由于有關夏朝的記載甚少，至今尚難斷定其秘書工作已經形成。但是，秘書工作已在夏朝萌發(fā)。

商朝已有了不同名目、不同職掌、不同層次的史官，商朝末年建立起了我國最早的中央秘書機構——太史寮，有了甲骨文書，文書檔案工作起步。因此，我國的秘書工作從部落聯(lián)盟昌盛時期孕育，經夏朝萌發(fā)，至遲在殷商已經形成。

2.簡述中央秘書機構——太史寮的產生及影響。

答：商朝末年，隨著統(tǒng)治區(qū)域的擴展、人口的激增，國事日趨繁忙。作為輔助管理者的秘書也相應增加了，他們需要被組織起來，各司其職，又互相配合，才能有效地處理各方面事務，這樣，就促使了專門秘書機構的產生。據甲骨文和金文記載，商朝末年，朝廷中出現了秘書機構——太史寮，其主官稱太史，下隸有層次不同、職掌各異的史官，它的主要職責是負責商王的冊命及祭祀等事宜，其結構雖然簡單，卻是至今我國歷史上最早誕生的中央秘書機構。

3.簡述甲骨文書。

答：甲骨文是刻寫在龜甲或獸骨上的文字。是我國已發(fā)現的最早的成熟的古文字。甲骨文書是商王室用甲骨文寫下的，記錄以商王室的各種活動的文書，已初步具備文書的基本要素。

4.試分析“管理”與“文字”兩大條件對秘書工作產生的決定性作用。

答：文字是人類文明的標志，是表意的工具，也是書寫文書的先決條件。文書是人類在社會實踐中形成的材料，它只有在文字出現后才可能產生。各文明古國的進化史都證實了這一點。公務文書需要有人擬制、處理、傳頒、保管，由此產生了以文書工作為主要業(yè)務之一的秘書和秘書工作。因此，文字和公務文書的出現，是秘書工作起源的一個社會條件。國家出現后，統(tǒng)治者為了發(fā)號施令，指揮國事，必須使用文書，因而產生了國家公務文書。

隨著部落聯(lián)盟活動地域的擴大，人口的增多，事務的增加，領導部門僅靠語言已經難以實施管理。因為，語言難以準確、及時地傳遍整個部落聯(lián)盟，一些重要的約定、經驗、大事也難以依靠語言而準確、長久地留存下去，語言在空間上不能傳于異地，在時間上不能傳于異時。因此，必須運用文字，借助于文書以代替口語，才能實施管理。這樣，原始文字開始被運用于公務活動中，對管理起到了輔助作用，進而推動秘書工作的發(fā)展。

5.從商代史官的分工分析現代秘書的職能分工。

答：商朝的史官名目眾多，有十幾種，已經分成不同層次、不同職掌，大致可分為四大類：貞卜史官，祭祀史官，作冊史官，記事史官。這四類史官中，就作用而言，貞卜史官、作冊史官偏重于在政務方面為商王服務，這更像現代的行政秘書，祭祀史官、記事史官則偏重于處理事務，類似于現代秘書的日常事務的處理、辦事的能力。其中作冊史官和記事史官的職能與現代秘書人員最為相近。

古代史官的職能反應到現代秘書所具有的職能：辦文、辦會、辦事。秘書還具有信息管理、調查研究、會務工作、公文處理、檔案管理、信訪工作、溝通協(xié)調、輔助決策等職能。