第二章 管理信息的收集與信息調查

　　(一)信息的收集

　　1.信息收集的含義。簡言之就是信息的收取集中。信息的收集是根據領導和領導工作不斷變化的信息需求，從已經確定的信息源體系中連續的選擇、提取、搜求和集中信息的過程。

　　2.信息收集的意義。

　　(1)收集信息時信息工作的起點和基礎。

　　(2) 收集信息的質量，直接關系到整個信息處理工作的質量。

　　3. (1)收集信息時信息工作的起點和基礎。

　　信息收集既是信息處理過程的起點，第一環節，又是以后各個處理階段的基礎，只有把信息廣泛、及時、完整、科學的收集起來，才能對信息進行加工處理、綜合分析，以供利用。

　　因此，收集信息的工作水平如何，收集信息的數量多少、質量高低，直接影響和決定整個信息工作的功效，如果這一基礎性的工作做好了，以后的加工處理和利用，就會可靠，否則，就可能事與愿違，勞而無功，以致貽誤工作。

　　(2)信息收集的質量與領導決策。

　　收集信息的最終目的是為領導的科學決策服務。搜集信息的質量是科學決策的前提。

　　信息收集的質量主要取決于信息工作人員的整體素質。信息收集人員必須明確和熟知以下內容：明確本機構的方針任務;明確信息收集的原則和評估指標;熟悉信息收集的工具和技術;熟悉信息收集的渠道和信息積累。

　　(二)信息收集的原則、要求

　　1.(1)針對性原則;信息工作人員必須首先明確服務對象及其所需信息的用途，然后有針對性地進行收集。

　　(2)時效性原則;講求失效，快速及時地收集信息，這是信息工作的一條基本原則。

　　(3)全面性原則。信息收集工作強調全面，一是指服務對象要全面，它既是為本級領導機關工作服務，又要為上級和下級領導機關工作服務;二是指信息的內容要全面，它涉及到所要了解的對象的全貌以及相關的多種情況。

　　2.(1)信息收集的基本要求;

　　及時。信息收集要及時。及時收集信息是信息工作人員必須牢記的基本要求。

　　準確。在信息收集時要做到實事求是，沒有任何虛假成分，經得起實踐和群眾檢驗。要堅持嚴謹的工作作風，向上級提供的每一條信息，都要認真核實，做到真實準確。

　　有用。信息工作人員收集的信息一定要對領導決策有用，對領導指導工作有用，對領導了解情況有用。

　　(2)信息收集的主要原則。

　　①針對性原則。有針對性地收集信息，才能避免一方面出現無用信息膨脹和信息污染，一方面出現有用信息堵塞、中斷、短缺，才能有的放矢地收集有價值的信息。

　　②真實性原則。

　　③時效性原則。信息工作者收集信息時要做到：一是及時收集已發生的或出現的種種情況和問題;二是以最快的速度傳遞給決策者，減少一切不必要的滯留時間。

　　④系統性原則。信息工作者在收集信息時，對某一活動系列動態和變化的特征，必須進行系統的收集，并使信息的傳遞具有銜接性和連續性。

　　⑤全面性原則。

　　(三)信息收集的范圍

　　1.(1)上級信息;

　　黨的方針政策和國家的法律、法令等;黨中央、國務院的領導同志，在本地區(單位)以及所屬單位的重要活動、重要講話精神和對某個問題的具體指示精神，或省、市、自治區領導同志的重要活動和講話要點。

　　(2)內部信息;

　　各地區、各部門貫徹黨中央和國務院各項方針政策的情況，或各單位貫徹上級領導機關一個時期重大工作部署的情況。

　　(3)查辦信息;

　　收集對中央和各級領導的重大決策、重要工作部署的貫徹情況;對上級領導機關、領導同志查詢的問題、交辦的事項及本級領導同志的批示件落實情況;對社會反映較多和群眾反映強烈的問題的情況。

　　(4)下級信息;

　　反映下級單位重要工作動態、部署決策、領導的重要活動，以及這些單位自身建設的情況、各類基本材料、統計數據等資料。

　　(5)成績信息;反饋物質文明和精神文明兩個文明建設和改革開放中的重大成績和大事。

　　(6)經驗信息;對本地區、本部門、本單位推廣的重要經驗的反映。

　　(7)問題信息;反映工作中的重大問題、事故、災情、社情和其他突發性事件。

　　(8)趨向信息;帶有傾向性、苗頭性、趨向性的信息。

　　(9)社會信息;反映社會上各黨派、團體、行業、地區及各階層人民的思想動態、建議、意見和要求，以及外國來賓、外籍華人、臺灣同胞、港澳同胞對各方面工作的意見和建議。

　　(10)民生信息;反映與人民群眾生活密切相關的問題和情況。

　　2.信息收集內容的基本要求。

　　信息收集的內容的總體要求是：要緊密圍繞經濟建設這個中心，及時反映在建立社會主義市場經濟體制建立過程中的成績、經驗、問題，反映社會、經濟發展中的重點、難點、熱點問題，反映改革開放和經濟建設中有價值的經驗、做法及存在的問題，反映黨的建設、精神文明建設、民主法治建設和社會穩定方面的重大情況，反映各地區、各部門開展工作的思路、進展和成效，反映重大的社會動態和重要的社情民意。

　　(四)信息收集的渠道、方法

　　1.(1)文書渠道;各級管理機關的秘書部門都有大量的各種文書材料，還有領導講話、調查報告、總結材料等，這些文書材料含有豐富的信息，秘書部門可以從中摘取領導最關注、最有價值的信息。

　　(2)會議渠道;會議中反映的領導決策信息、群眾建議信息、工作經驗信息、社情民意信息等都是秘書部門獲取信息的重要內容。會議是獲取信息的一條快捷途徑。

　　(3)信訪渠道;信訪渠道收集信息的直接性、廣泛性、迅速性、真實性是其他渠道不可取代的。

　　(4)檔案渠道;秘書部門通過檔案渠道采集信息，最重要的一點就是要善于從歷史事物中開發出蘊含在其中的鑒戒和參考價值的信息，以幫助正確認識和分析現實問題，預測未來，從而主動地去創造未來，為當前經濟建設和改革開放服務。

　　(5)觀察法;是指人們直接用感官或借助其他工具來認識客觀事物的方法。

　　(6)閱讀法;指通過閱讀材料、資料、報紙、書刊以及收聽廣播、收看電視等方式來收集信息。

　　(7)索取法;指信息工作人員向信息占有者或信息源有關責任人索取有關信息資料。

　　途徑：當面提出問題。直接調查詢問。向外地有關部門、單位或個人發函，請求幫助收集或提供有關信息資料。召集有關專家或了解情況的人開咨詢會或研討會。散發有關調查表格。

　　要求：一要選擇好對象。二要對索取來的信息進行分析、篩選和處理。三要善于鼓勵提供信息的有關人員的積極性。

　　(8)委托法;就是對一些難以獲取的信息，在采購、交換和其他一些辦法都得不到的情況下，可以委托有關單位或個人幫助收集。

　　2.(1)利用書刊渠道收集信息的基本要求;

　　一是要善于根據組織的需要確定選取有效信息的標準，從大量閱讀的材料中選取適用的信息;

　　二是要善于從現成材料中發現新精神、新政策、新動向、新經驗和新知識;

　　三是要把和發揮信息的真諦和價值所在，不能不求甚解，生搬硬套，更不能望文生義、張冠李戴。

　　(2)殘缺信息的填補。

　　①向信息提供者索要。

　　②向有關方面查詢。

　　③利用手中掌握的材料填補。

　　3.(1)網絡信息渠道在實際工作中的類型;

　　一是縱向網絡。一般由上下對口部門的信息機構組成。

　　二是橫向網絡。一般由平行部門的信息點組成。

　　三是延伸網絡。一般由基層單位的信息聯系點組成。

　　四是擴散網絡。一般由本系統以外單位的信息點組成。

　　(2)信息調研的重點及具體做法。

　　①重點，即一個時期的中心工作、重點工作。

　　②熱點，即一個時期廣大群眾共同關心的問題。

　　③難點，即改革開放和經濟建設中存在的難以解決的問題。

　　④疑點，即帶有傾向性苗頭性的問題。

　　⑤特點，抓住本地區本部門所獨有的，而且在全局中有舉足輕重的問題。

　　具體做法：一是深入實際，接觸有關人員，獲取第一手材料;二是確定重點題目，選擇調查對象，及時了解和反映有關情況;三是參加各種會議，獲取大量信息。

　　4.在實際工作中秘書部門收集信息的主要渠道。

　　(1)信息網絡渠道。信息渠道必須經常保持無梗塞的暢通狀態，做到簡化信息審批手續，減少傳遞的中間環節，裝備和使用先進的現代化通訊工具。

　　(2)文書渠道。

　　(3)調研渠道。

　　(4)會議渠道。運用多種手段了解國內外各種會議的經濟、政治、文化、科技、教育等各方面的信息，并有目的摘取這些信息，是秘書部門信息工作人員的一項重要職責。

　　(5)信訪渠道。

　　(6)書刊渠道。一方面不能低估間接資料的參考價值，另一方面也要將間接資料與實踐中所取得的信息相互對照、相互印證，以求得信息的準確。

　　(7)新聞媒體渠道。秘書部門可以通過計算機網絡信息檢索和咨詢的方式，從新聞媒體渠道中獲取為領導決策服務的信息。

　　(8)檔案渠道。從檔案渠道獲取信息，其主要內容包括：與本部門、本單位的工作性質和業務有關的歷史檔案資料，以及人類歷史上與本組織業務有關的資料、數據、史實與案例等。

　　(五)信息調查方法

　　1.(1)現場調查法;又稱現場觀察法或實地觀察法，即調查者深入到調查區域和事件現場，進行有目的、有計劃的周密細致的考察，以得出準確的情況資料。

　　(2)問卷調查;即采用書面文字、表格的形式進行調查，這是世界上比較流行的一種調查方式。

　　(3)普遍調查;是在一定范圍內對所有調查對象進行調查，以達到準確無誤地了解總體情況的一種調查方法，也稱全面調查或全體調查。

　　(4)抽樣調查;在需要調查的客觀事物總體中，按照一定原則抽取部分樣本作為調查對象進行調查，并用調查結果推斷全局總體一般情況的一種科學方法。

　　(5)典型調查;是在一定的調查范圍內，選擇具有代表性的特定對象進行調查，并以典型調查的結論，去指導和處理全局的工作。

　　2.分析重點調查和典型調查的異同點。

　　重點調查：在調查對象中往往存在一些重點對象，他們在全局或總體中起主要的，決定性的作用。在一定的調查范圍內，選取重點對象進行調查的方法，稱為重點調查。

　　優點：是通過調查較少的對象，即可了解全局總體的情況。由于調查的對象少，從而可以節省人力物力財力，達到事半功倍的效果。

　　局限性：由于重點調查的對象與一般的差異較大，用重點調查的結果去認識總體，就只能了解總體的一般情況，很難獲得總體的精確資料。

　　典型調查：是在一定的調查范圍內，選擇具有代表性的特定對象進行調查，并以典型調查的結論，去指導和處理全局的工作。

　　優點：調查范圍小，調查活動比較集中，省時、省力，比較容易掌握。

　　局限性：在確定典型調查時容易受主觀因素的影響。

　　3.(1)文獻調查法在實際工作中的應用;

　　一是要事先確定范圍，以便有目的地收集信息資料;二是要對收集的信息資料進行核實和鑒定，因為收集來的資料往往非常混雜。三是要注意文獻是第一手的，還是第二手的;四是要弄清文獻作者的情況;五是要查明文獻形式的背景等等。

　　(2)個別調查的具體應用。

　　第一，要選準對象。

　　第二，做好訪問前的準備工作。

　　第三，要講究個別訪問的藝術。首先，要善于創造良好的交談氣氛。其次，在交談時，特別要注意記錄的方法，要根據不同的調查內容，采取不同的記錄方式。再次，要善于提問。

　　4.開調查會是通過調查研究獲取信息的重要方法。

　　開調查會是通過調查研究獲取信息的重要方法，也是社會、經濟調查中經常采用的一種方法。它是由調查者親自召集或委托被調查單位的負責人代為召集若干真正了解情況的人員參加座談會，依據事先準備的調查項目提出問題進行調查。

　　優點：信息集中、簡便易行，只要物色好調查對象，做好會前準備就行。

　　缺點：一是有時因為復雜的人事關系，許多人聚集在一起，形成一種人為的壓力，影響一些人的發言，使反映的情況與真實情況有出入;二是有些人的發言可能受他人意見的左右，不完全代表自己的意見，這也影響了調查的準確性。

　　要注意一下幾點：

　　第一，要合理確定調查會的出席人數。

　　第二，要選好參加調查會的代表。

　　第三，調查者要掌握“聽”與“說”的分寸。

　　第四，會前要做好各項準備工作。

　　第五，調查者要始終精神飽滿、全神貫注地主持調查會。