第三章 管理信息的整理與綜合

　　(一)信息的整理

　　1.信息整理的含義。

　　管理信息的整理是秘書工作人員根據(jù)管理實踐的要求將收集到的大量的原始信息按照一定的程序和方法，進(jìn)行篩選、分類、鑒別、歸納、綜合、編寫等加工處理過程，從而使獲取的大量信息，能準(zhǔn)確結(jié)識客觀事物的本質(zhì)特征和發(fā)展規(guī)律，與及于其他事物的關(guān)系和聯(lián)系，準(zhǔn)確的用文字形式表達(dá)出來，成為可利用或儲存的真實，可靠的信息，便于為領(lǐng)導(dǎo)決策和處理提供服務(wù)。

　　2.信息整理的意義。

　　首先，信息的整理可以提高信息的真實性，增加信息的廣度和深度，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志提供決策參考，有助于他們掌握全面情況，把握全局。

　　其次，整理信息可以發(fā)現(xiàn)客觀事物規(guī)律性的變化或傾向性的問題，有利于領(lǐng)導(dǎo)比較準(zhǔn)確的預(yù)測未來，適時作出科學(xué)決策。

　　再次，整理信息可以減少領(lǐng)導(dǎo)閱讀文件的數(shù)量和時間，提高工作效率。

　　(二)信息的篩選與分析

　　1.(1)信息篩選;是對原始信息的再選擇，它是信息整理的重要環(huán)節(jié)，也是一項基礎(chǔ)性工作。

　　(2)信息分析。是將不同類別的信息予以合理的解釋以確定其價值。它是信息綜合加工的核心，是有效利用信息的關(guān)鍵。

　　2.(1)信息篩選的基本要求;重大、新穎、準(zhǔn)確、完整。

　　(2)信息分析的要求。一是定性、定量分析。二是點、面結(jié)合分析。三是超前分析。

　　3.信息的比較與分析之間的內(nèi)在聯(lián)系。

　　信息價值的分析是在比較中進(jìn)行的，因此這兩項工作是交錯在一起的，也可以認(rèn)為比較是分析的一種手段。比較與分析有兩種方式：一是不同時間地點的同類信息的比較，目的是分析客觀事物的發(fā)展趨勢;另一種是將同一時間地點或不同時間地點的不同類別信息進(jìn)行比較，目的是發(fā)現(xiàn)客觀現(xiàn)象之間的相互聯(lián)系。

　　4.重大、新穎、準(zhǔn)確、完整是信息篩選的基本要求。

　　(1)重大。重大就是關(guān)系全局的重要信息，其政策性、思想性、動態(tài)性強(qiáng)。這類信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握全局、審時度勢的基礎(chǔ)，見微知著的前提，預(yù)測未來的依托，防范于未然的保證，是決策論證的依據(jù)。

　　(2)新穎。指信息中所反映的問題或提出的觀點有新意，它是剛剛出現(xiàn)的新事物、新動態(tài)、新情況、新經(jīng)驗。有新意的信息主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

　　上級領(lǐng)導(dǎo)、同級領(lǐng)導(dǎo)有新意、有指導(dǎo)意義的講話精神;

　　本單位在兩個文明建設(shè)和改革中出現(xiàn)的新情況、新問題;

　　不同階層，特別是理論界、思想界、科技界、企業(yè)界人士中的新思想、新觀點、新的研究成果;

　　涉及面較大的社會新動態(tài);

　　知名人士和各界群眾提出的有價值的新建議;

　　與本地區(qū)、本部門有緊密關(guān)系的、行之有效的新經(jīng)驗，等等。

　　(3)準(zhǔn)確。準(zhǔn)確是信息的生命。準(zhǔn)確就是要真實全面地反映客觀事物的本質(zhì)特征。把好信息準(zhǔn)確關(guān)，重點審核一下三個方面的情況：

　　信息的內(nèi)容是否緊密聯(lián)系黨和政府的中心工作，聯(lián)系本地區(qū)、本部門的實際。抓住當(dāng)前工作中產(chǎn)生的經(jīng)驗和存在的問題;

　　信息的內(nèi)容有無虛構(gòu)，有無夸大和縮小，甚至弄虛作假;

　　信息中涉及到的人名、地名、時間及有關(guān)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。

　　(4)完整。信息工作人員在注意“完整”方面，應(yīng)考慮一下四點：

　　是否有潛在的因素暫時未表露;

　　充分利用反映事物發(fā)展階段的信息，切忌片面強(qiáng)調(diào)完整而坐失良機(jī);

　　有無只報喜不報憂或多報喜少報憂的問題;

　　把握從不同角度，不同方向反映某問題的信息，避免片面性。

　　篩選信息的步驟：首先，搞好信息材料的鑒別、判斷。其次，認(rèn)真選擇信息材料。再次，對不完全的信息進(jìn)行修正、增補(bǔ)和精加工。

　　(三)信息整理的原則

　　信息整理的基本原則。

　　一是求實原則。“求實”、“唯實”是信息整理必須遵循的第一原則。

　　二是價值原則。信息處理要遵循價值原則，將所采集的信息按照使用者的需求加工成對實際有用的、價值較高的“對路”信息。

　　三是失效原則。

　　四是開發(fā)原則。在信息處理中，必須重視信息的開發(fā)作用，開發(fā)出層次更深、價值更高、效用更大的信息。

　　五是濃縮原則。

　　六是經(jīng)濟(jì)原則。

　　(四)信息文字綜合的基本方法

　　1.(1)信息文字綜合常用方法;

　　唯物辯證方法：①對立統(tǒng)一的觀點;②普遍聯(lián)系的觀點;③歷史的、發(fā)展的觀點。

　　系統(tǒng)方法;

　　邏輯方法。

　　(2)信息綜合分析的推理方法。

　　歸納推理：是從個別性信息的前提推出一般性結(jié)論的間接推理。

　　演繹推理：是以一般性信息為前提，推出特殊性和個別性結(jié)論的推理。

　　2.(1)運用對立統(tǒng)一方法綜合分析應(yīng)注意的事項;

　　一是要注意各要素間的聯(lián)系和關(guān)系。二是要堅持兩點論的觀點。三是要具體問題具體分析。

　　(2)運用普遍聯(lián)系方法綜合分析應(yīng)注意的事項;

　　一是要全面把握一切方面的聯(lián)系;二是要從整體上把握事物的全貌，做到有主有次;三是要透過現(xiàn)象看本質(zhì)。

　　(3)運用系統(tǒng)方法綜合分析的內(nèi)容;

　　①要注重系統(tǒng)整體性;②要研究系統(tǒng)結(jié)構(gòu);③要把握系統(tǒng)動態(tài)。

　　(4)運用邏輯方法綜合分析的環(huán)節(jié)。

　　①比較;②分類;③概念的形成;④正確使用判斷;⑤正確使用推理;⑥正確使用同一律、矛盾律和排中律。

　　(五)信息文字綜合要領(lǐng)

　　1.信息材料選題的內(nèi)容。

　　一是貫徹執(zhí)行黨和政府重要文件中出現(xiàn)的新情況、新問題、新經(jīng)驗;二是對全局工作有指導(dǎo)作用的重要建議或方案;三是對當(dāng)前工作的“難點”問題的探討;四是對反映強(qiáng)烈，急需解決的“熱點”問題的分析和對策;五是對容易被人忽視，暫時沒暴露的問題的揭示與剖析。

　　2.(1)信息文字綜合的基本要領(lǐng);

　　一是要定好選題，材料要新。①選題角度的確定;②富有新意的材料的尋求。

　　二是要有正確的觀點，采用科學(xué)的方法。①掌握理論武器;②堅持實踐第一的認(rèn)識路線;③要觀點鮮明;④要實事求是。

　　三是要態(tài)度認(rèn)真，信息綜合材料要準(zhǔn)確。①認(rèn)真嚴(yán)肅，不畏艱苦;②嚴(yán)格鑒別，合理選用;③準(zhǔn)確表達(dá)，語言精當(dāng)。

　　四是要突出重點，分清主次。

　　五是要論據(jù)充分，內(nèi)容具體。①信息材料要豐富;②信息材料的反映面要寬;③要注意數(shù)量分析。

　　(2)信息文字綜合重點不突出的原因及相應(yīng)措施。

　　主要原因：一是信息文字綜合者的綜合分析能力和文字表達(dá)能力不強(qiáng)，抓不住要領(lǐng);二是對所收集的材料缺乏深入細(xì)致的分析，沒有分清材料的主次、輕重，這樣，撰寫時就能兼收并蓄，一一羅列，結(jié)果是說不清，講不透;三是一些執(zhí)筆者片面求全，總覺得什么都應(yīng)該寫，都想反映，結(jié)果寫出來的材料水平不高。

　　相應(yīng)措施：一是要下大力氣，下苦功夫，提高自己的文字表達(dá)能力。二是要深入細(xì)致地分析、研究選用的材料，分清哪些材料反映事物的本質(zhì)，是必須采用并應(yīng)予突出的，哪些材料是被其他材料覆蓋的。

　　(六)信息文字綜合材料的編寫環(huán)節(jié)

　　1.信息文字綜合材料編寫環(huán)節(jié)。

　　(1)信息資料編寫的要求。一是真實、使用;二是簡明、準(zhǔn)確;三是及時、迅速。

　　管理信息加工應(yīng)做到：一是反映重大問題;二是要新，就是要及時反映全省出現(xiàn)的新情況、新問題、新動向;三是要有預(yù)測性，就是要注意反映帶有傾向性、苗頭性、動態(tài)性的情況，分析預(yù)測未來;四是要注意內(nèi)外有別，就是要反映某些不宜公開報道，但需要引起領(lǐng)導(dǎo)及時注意的問題;五是要快，就是要迅速。

　　(2)信息文字綜合材料編寫的主要環(huán)節(jié)。①歸類;②鑒別;③編寫;一是主題鮮明;二是標(biāo)題新穎;三是結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn);四是語言凝練。④發(fā)稿前的核實。

　　(3)文字綜合材料的提煉。

　　(4)編寫信息文字綜合材料中數(shù)據(jù)的使用。

　　2.信息文字綜合提煉的主要內(nèi)容。

　　(1)提煉主題;

　　(2)巧設(shè)結(jié)構(gòu);

　　安排結(jié)構(gòu)的基本要求：一是要選用最能說明問題的材料，省去可有可無的詞、句、段，經(jīng)過加工濃縮，把篇幅壓到最短的限度;二是要觀點和材料一致，前后聯(lián)系緊密，脈絡(luò)清晰流暢，簡而不漏，簡而不亂;三是要關(guān)系分明，主次分明，整篇材料的內(nèi)在結(jié)構(gòu)要具有邏輯聯(lián)系;四是要依據(jù)內(nèi)容的多少，靈活的組織結(jié)構(gòu)，允許有一定的跳躍。允許少頭少尾。

　　(3)把握正文;一是要把事實交代清楚;二是要層次分明;三是要觀點明確;四是要材料運用得當(dāng);五是要避免重復(fù);六是要語態(tài)莊重。

　　(4)定好標(biāo)題;①作用：一是可以揭示主題，點明中心思想;二是統(tǒng)帥全文，使各種材料在標(biāo)題的統(tǒng)領(lǐng)下，充分表達(dá)主題的內(nèi)涵;三是吸引讀者，使讀者一看到確切鮮明、生動新穎的標(biāo)題就產(chǎn)生一種急欲一讀的愿望，并留下深刻的印象;四是簡化正文，把正文中的部分內(nèi)容由標(biāo)題提示出來，使正文得以簡化;五是便于檢索，方便今后的查找和使用。②要想擬好標(biāo)題，還需要做到以下幾點：一是要吃透全文精神，進(jìn)行認(rèn)真的綜合分析研究，準(zhǔn)確地概括全文，這樣才能使標(biāo)題真正表達(dá)信息的內(nèi)容。二是要一語道破，要善于從各種情況、各種因素中抓住最本質(zhì)的東西，一語道破，而且把最重要的、最主要的、能突出事物本質(zhì)的問題突出出來。三是要簡潔明快，標(biāo)題簡潔、生動、明快，容易吸引讀者，增強(qiáng)信息的可讀性。

　　(5)交待背景;通常運用的背景材料有以下三種：一是對比性材料;二是說明性材料;三是注釋性材料。

　　(6)推敲語言。

　　3.信息文字綜合材料中數(shù)據(jù)使用的基本要求。

　　要科學(xué)地審核，鑒別資料。一要鑒別數(shù)字的準(zhǔn)確性;二是審核數(shù)據(jù)資料的可比性;三鑒別數(shù)字資料的時效性;四是審核數(shù)據(jù)資料的邏輯性;五是鑒別數(shù)字資料的代表性。

　　要科學(xué)的運用數(shù)字。一要注意數(shù)字與觀點要一致;二要表達(dá)指標(biāo)概念要完整;三要注重全面數(shù)據(jù)與典型數(shù)據(jù)的結(jié)合;四要恰當(dāng)?shù)厥褂眯稳菰~與判斷詞;五要恰當(dāng)?shù)倪\用計量單位，且形成概念，讓人易看、易讀、易寫、易說和通用，要根據(jù)所研究的整體大小來確定計量單位的大小;六是統(tǒng)計術(shù)語要用適當(dāng)。