1.文書

　　指人們在社會實踐活動中為處理各種事情的需要，以文字的方式，在特定的載體上形成的具有一定效用的信息記錄。

　　2.公文

　　指公務文書的簡稱，現代公文是指社會組織在公務活動中形成的具有法定效力和規范體式的憑證性信息記錄。是文件管理的主要對象。

　　3.文件

　　指國家機關、社會組織、企事業單位或個人在社會活動中為處理事務、交流信息而使用各種載體的文字、圖表、聲像等記錄材料。它是人們進行社會交往的工具，也是檔案的前身。文件有廣義和狹義之分。

　　4.專用公文

　　也稱專用文書，指某一業務系統、某一行業根據專門工作的特殊需要而使用的，具有該業務系統或該行業特定內容和體式的公務文書，使用范圍有極強的專門性和限制性。

　　5.電子文件

　　指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送的文件。

　　6.正式通用公文

　　指根據有關規定在各類社會組織共同使用的正式公文，具有法定性、規范性和通用性特點，是公文文種的主體。

　　7.上行文

　　指下級機關向直接隸屬的上級機關、要受隸屬關系限制的行文。

　　8.平行文

　　指直接向沒有隸屬關系的對方機關、或沒有隸屬關系的其他機關的行文。

　　9.公文格式

　　指公文文面各項要素的構成及其編排規范。為保證公文的嚴肅性、完整性和有效性，我國政府曾兩度頒布了行政公文格式的國家標準。

　　10.主送機關

　　指公文的主要受理機關，即對公文承擔辦理或答復的責任機關。

　　11.定稿

　　指發文機關對所發文件，經過擬稿、會商、審核、簽發和復核程序完畢后形成的用于印發正式公文的稿件，是正式公文印制的依據。

　　12.公文處理

　　指社會組織內部公文的擬制、傳遞、辦理和整理(立卷)、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。