第三章企業文件的形成與歸檔

名或簡：企業文件：在企業生產建設、經營管理等各項活動中，按一定的程序和要求形成的原始記錄。企業文件也是一個綜合性的概念，它是企業一切科技、生產和管理實踐活動形成的各種形式的原始記錄，不是某一類企業文件的專指稱謂。

選：企業文件管理工作包括企業文件的形成、積累、整理、歸檔等4方面的內容。

第一節企業文件的形成

簡：企業創立時期文件的形成

企業的創立，就是通過法定的程序，組成一個具有獨立主體地位的經濟實體，并在該實體內部根據特定的需要，設置一整套組織管理系統，使其按既定的目標運行;一般而言，企業的設立主要包括籌備和申請登記兩個階段。

在企業創立時期主要形成的文件有：

1、創辦機會的選擇及其可行性研究過程中形成的文件。

2、企業章程及有關部門的批準文件。

3、企業基本建設活動中形成的文件。

4、注冊申請報告、企業資信證明、營業執照。

5、人事材料。

6、財務和會計文件，主要是企業資金籌措過程和結果的記錄文件，如借貸合同、募股申請文件、股東出資證明書、資產評估報告、財務審計報告、驗資報告等。

7、企業成立文件。

8、商標注冊文件。

9、其他一些原始材料。

簡：企業調整階段形成的文件

1.企業合并、分立時期形成的文件

合并是指兩個或兩個以上的企業，依照法律規定、行政命令或合同的約定，經過一定的法律程序，變為一個企業法人的行為。

一般的合并程序及其產生的文件包括：

1)調查論證

2)報批審查

3)清產核資

4)通知及公告

5)法律公證

6)工商變更登記

企業分立是指一個企業法人依據法律規定或企業自行決策，經過一定的法律程序，分解為兩上或兩個以上的企業法人的行為。

2、企業整頓時期形成的文件

整頓是指企業因經營管理不善造成虧損，不能清償到期債務時，為維持社會經濟秩序，恢復企業生計，調整企業債務，改善企業經營管理的秩序，恢復正常的企業行為而采取的具體措施。

整頓中形成的文件有：

1)申請整頓

2)整頓方案

3)形成審議書

4)法院的裁定材料

5)整頓方案的實施文件

6)終止整頓程序的文件