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　　第一章 信息與管理信息

　　(一)信息

　　1.(1)申農的信息概念;信息是用以消除隨機不確定的東西。

　　(2)維納的信息概念;信息是我們在適應外部世界，并且使這種適應反作用于外部世界的過程中，同外部世界進行交換的內容的名稱。

　　(3)學者鐘義信的信息定義;信息是事物運動的狀態與方式，是物質的一種屬性。

　　(4)信息的廣義定義;廣義上講，信息是事物運動的狀態與方式，是表征事物的性質、運動狀態及相互關系和聯系的信號、情報、指令、數據中所包含的內容。

　　(5)信息的俠義定義;狹義上講，信息則是反映客觀事物存在的新知識，新內容和消息。

　　2.信息、消息、情報、知識的區別與聯系

　　信息不同于消息，消息只是信息的外殼，信息是消息的內核。

　　信息不同于信號，信號是信息的載體，信息則是信號所荷載的內容。

　　信息不同數據，數據是記錄信息的一種形式，同樣的信息也可以用文字或圖像來表述。

　　信息不同于情報，情報通常是指絕密的，專門的，新穎的一類信息。

　　信息不同于知識，知識是認識主體表述的信息，是人的大腦通過思維活動重新綜合的有序化的信息，而并非所有的信息都是知識。

　　3.正確認識信息的含義及信息的本質

　　一切事物都在產生信息，這是信息的絕對性和普遍性。

　　1 信息是客觀存在的，是客觀世界各種事物的特征、聯系及變化狀態的反映。

　　2 不同的物質和事物有不同的特征，不同的特征會通過不同的物質形式發出不同的信息。

　　3 信息與客觀存在的物質世界以及人的意識是密不可分的，信息的價值主要取決于人們對它的認識、開發、利用的程度。

　　4 信息有雨物質載體不可分割的基本特征，必須借助于物質載體得以傳播。

　　(二)信息的分類

　　1.(1)人類信息;人類信息是指人們在社會實踐中所產生的信息，是一種利用特定的物質載體表征特定意義，以達到一定目的的信息。特點：明顯的目的性。

　　(2)科技信息;它包括科技交流與開發、科技成果推廣應用和國外先進技術引進方面的情報、資料、文獻等。

　　(3)經濟信息;它是人們進行組織、管理經濟活動中產生的信息，它存在于社會經濟生活中。

　　(4)二次信息;是指對一個信息加工整理的結果，文摘就屬于此類。

　　(5)正式渠道信息;由正式組織所發表的、并通過正式組織渠道按組織規范傳播的信息。如中央文件、各級黨報、各級組織的新聞發布會。

　　(6)固定信息;固定信息是指通過對大量的不斷變化的信息長期觀察和分析，揭示客觀事物發展過程的內在聯系和必然趨勢，所形成的各項原則、制度、標準、定額、系數等。

　　(7)流動信息;流動信息是反映客觀事物發展過程中每一時間變化的信息。

　　(8)內部信息;內部信息是反映系統內部狀態的信息，是對系統進行有效控制的重要依據和手段。

　　(9)偶然性信息;反映偶然非常規事件的信息是偶然性信息。

　　2. (1)按事物發展過程劃分信息之間的聯系;

　　預測性信息：事物的醞釀、萌生等各階段的信息為預測性信息。它產生于領導作出某項決策之前，是決策的準備階段和前提條件，對領導把握事物的發展、及時采取有效對策至關重要。

　　動態性信息：事物的發展、成長的過程階段的信息。它能為領導及時掌握決策實施情況起到及時修正決策的作用。

　　反饋信息：事物結束階段或某一階段完成后的信息。它既能幫助領導審時度勢，指導工作的作用，又可以促進決策執行，起到督辦作用，發揮決策的效果。

　　(2)一次、二次、三次信息之間的聯系和區別;

　　二次信息是一次信息與三次信息聯系的橋梁，它們可以幫助查找一次信息。三次信息具有較高的概括性，內容也更為完整，因而具有更高的參考和使用價值。

　　3.常規信息和和偶然信息具有的特點。

　　常規信息反映的是經常性現象，并帶有一定的規律性，它具有定時性、具體性、專題性等特點，屬于人們預料之中的信息。

　　偶然信息的產生帶有突然性的特點，往往超出人們的預料。

　　(三)信息的基本性質

　　1.(1)物質文明發展的三大要素;

　　物質、能量和信息是構成現代物質文明的三大要素。

　　(2)托夫勒提出人類社會發展的三次浪潮;

　　第一次浪潮的變革，是歷時數千年的農業革命。

　　第二次浪潮的變革是至今不過300年的工業文明的興起。

　　第三次浪潮的變革是信息浪潮，是以信息開發為核心的人類變革浪潮。

　　(3)信息的時效性;信息從產生、發出、接受到進入利用的時間間隔及其效率即是信息的時效性。

　　(4)信息的目的性;就是指反映客觀事物變化和特征的某個方面的信息能被人們利用，為管理活動服務。

　　(5)信息的傳遞性;信息可以通過一定的傳輸工具和載體進行傳遞，從而形成信息聯系，為人們感受和接收。

　　(6)信息的共享性;信息共享可視為信息的運動規律。由于信息可以共享。當信息從傳者轉移到受者時，傳者不會因此丟失信息。

　　(7)信息的轉化性;信息在一定條件下可以轉化為物質、能量、時間、金錢、效益、質量和其他。

　　(8)信息的可偽性;一方面信息失去了與源物質的直接聯系，人們容易憑主觀想象來認識它、理解它，從而易于產生虛假信息;另一方面，脫離源物質后信息又失去了與周圍事物的聯系，人們容易孤立地認識它理解它，從而易于產生片面的認識;由于人們的認識能力有限或動機不純，也容易產生偽信息。

　　2(1)物質、能量、信息的區別與聯系;

　　區別：1信息不同于物質。信息是物質的普遍性而不是事物本身，它可以脫離物質獨立存在，同時又不影響物質的存在與運動，它所表現的主要是物質的運動狀態與方式，是物質之間的聯系與相互作用。

　　2 信息不同于能量。信息是物質的運動狀態與方式，而能量是物質做功的本領，能量轉換遵循守恒定律，而信息轉換不存在守恒現象，能量不能共享，而信息可以共享，能量為人類提供動力，信息為人類提供知識與智慧。

　　聯系：三者都統一與物質，物質是第一性的，能量和信息皆源于物質。

　　首先，物質是信息的源泉，任何物質的運動過程同時也是信息運動的過程。信息不能脫離物質而單獨存在。信息的依附性就是物質與信息聯系的集中體現。

　　其次 信息的獲取和傳遞離不開能量，而能量的轉換與駕馭又離不開信息。

　　第三，信息雖然不是物質與能量，但在一定條件下，信息可以轉化為物質與能量。

　　(2)信息變換性的理解。

　　信息是事物的運動狀態與方式，它可以依附于一切可能的物質載體。但無論其載體如何變換，信息內容可以保持不變。

　　3(1)信息的基本特征的理解;

　　信息歸根到底是物質的普遍屬性，是物質運動的狀態和方式。信息的物質性決定了它的一般屬性。

　　(2)信息客觀性涵義的實踐意義;

　　實踐告訴人們，信息的客觀真實性越強，有用程度就越高，信息價值也就越大;反之，價值就越小。人們在利用信息進行決策時，如果獲得的信息是客觀真實的，那么，人們所采取的行動就會符合客觀實際及其規律，并能取得較好的效果，反之將作出錯誤決策，使事業受到損失。

　　(3)信息共享性的意義;

　　信息對社會一視同仁，誰掌握了信息，誰就可以利用信息。信息的共享性是其價值的核心，也是信息工作者永恒的追求目標。

　　(4)信息傳遞性的意義。

　　信息之所以具有可傳遞性，是因為它可以脫離源物質而獨立存在;信息能夠在時間和空間中傳遞，所以它也能夠為人類所共享。

　　4.信息共享是信息不同于物質和能量的重要特征。

　　(四)管理信息的基本功能

　　1.(1)管理信息;所謂管理信息，是指反映事物在管理過程中的活動特征及其發展變化情況的以文字、數據、圖表為多種表現形式的消息、情報和資料等等的統稱。

　　(2)鄧小平為,經濟參考,的題詞;“開發信息資源，服務四化建設”。

　　(3)信息流;包括對物質流起支配作用的各種指令、計劃、圖紙、報表、資料、情報等的傳遞、接收和處理。

　　2.(1)信息具有傳播知識的能力;(2)信息是一種生產力;(3)信息是變經驗管理為科學管理的前提。

　　3.(1)鄧小平對信息管理功能的論述及意義;

　　早在1984年9月，鄧小平為,經濟參考,題詞“開發信息資源，服務四化建設”，深刻闡明了信息工作與四化建設的重要關系，是對搞好四化建設和信息工作具有戰略意義的指導思想。

　　在1989年5月指出：“實行關閉政策的作法對我們極為不利，連信息都不靈通，現在不是講信息重要嗎，確實很重要。”又指出“做管理工作的人沒有信息，就是鼻子不通，耳目不靈。”

　　鄧小平對管理信息的作用功能的精辟論述以及管理決策的一系列實踐，為我們利用管理信息進行科學決策，樹立了光輝的典范。

　　(2)江澤民對信息管理功能的論述及意義;

　　江澤民指出：政府的職能，主要是統籌規劃、掌握政策、信息引導、組織協調、提供服務和檢查監督。又說：現在一方面會議太多，另一方面信息太少。信息還不是很靈通，很多重大情況不能夠及時了解和掌握，希望把信息工作搞得更靈通些。四個現代化哪一化也離不開信息化。江澤民十分強調管理信息在國家行政管理中的作用。

　　(4)從,衛星圖片四進中南海,這則信息，分析信息管理必須遵循的原則。

　　案例明白告訴我們，信息管理要遵循以下原則：

　　一是不限于現有的數據資料，主要掌握最新的第一手信息資料;二是信息資料的搜集、綜合、加工要有主題，抓住主線不放;三是領導要重視信息管理，常抓不懈，保持連續性。

　　4.分析管理信息的基本功能。

　　一是在智能開發領略，信息具有傳播知識的功能。

　　二是在經濟領域，信息是一種生產力。

　　三是在管理領域，信息時變經驗管理為科學管理的前提。

　　四是在領導機關，信息時決策的基礎和依據。

　　(五)秘書信息工作的基本任務

　　1.(1)秘書信息工作;秘書信息工作是指秘書部門采集、處理信息的一切活動，其基本內容包括信息的收集、整理，信息的傳遞、反饋，信息的儲存、利用，信息網絡建立等項目工作。

　　(2)秘書信息工作的根本宗旨;

　　充分利用信息載體并通過各種傳遞手段及時、準確、真實地向領導機關傳遞和反饋信息，為各級領導科學決策和指導工作提供依據。

　　(3)秘書信息;是指黨政機關、企事業單位的秘書部門在參與政務、管理事務的職能活動中，為領導提供輔助服務的信息。

　　(4)秘書信息的特點;一是內容的政治性;二是服務的特定性;三是收集的廣泛性;四是整理的系統性;五是事實的真實性;六是科學的預見性。

　　(5)秘書部門的作用; “一是參謀助手作用，二是督促檢查作用，三是協調綜合作用。”

　　(6)秘書工作的“四個轉變”;從偏重于簡單的辦文辦事，轉變為既辦文辦事，又出謀獻策;從單純收發傳遞信息，轉變為綜合處理信息;從單純憑老經驗辦事，轉變為實行科學化管理;從被動服務，轉變為力爭主動服務。

　　(7)90年代我國信息工作現代化的主要標志。計算機信息網絡的建立，實現了信息傳輸手段的現代化。

　　2.(1)秘書信息服務的特定性理解;

　　秘書信息部門不同于普通的信息公司，它是機關的內設部門，服務對象是機關領導。服務領導的觀點是從事秘書部門信息的工作人員必須牢固樹立的基本觀點。從本質上講，為領導提供信息就是為人民服務。

　　(2)秘書信息整理系統性理解;

　　收集信息，要考慮全面性;處理信息，要考慮綜合性;傳遞信息，要考慮實用性;反饋信息，要考慮及時性。

　　(3)秘書信息真實性的理解;

　　各級秘書部門為領導決策搜集、整理、提供信息，一定要認真負責。各種數據情況，必須真實、準確、可靠;分析、論斷要科學、周密、精確;不準確的信息，沒有把握的情況，未經核實的數據，切不可輕率向領導提供。情況不準確、信息失真，比沒有信息更糟，甚至會導致決策失誤，造成政治、經濟上的不可估量、難以挽回的損失。

　　(4)秘書信息科學預見性的理解。

　　科學預測是領導機關和領導者對管理系統實行有效控制的前提條件。因此，為領導提供具有前瞻性的高質量信息，是秘書部門做好超前性服務工作的重要內容。

　　3.(1)中央關于加強信息工作的主要精神;

　　1985年1月，在全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會上，確定了秘書工作“四個轉變”的方針;

　　1990年1月8日，在全國省、自治區、直轄市秘書長座談會上，提出當前改進作風的重點是加強督促檢查和信息調研工作，是在新的歷史條件下，是對秘書信息工作的新發展，也是秘書信息工作的指導思想。

　　1995年4月21日，,中共中央辦公廳關于進一步加強信息工作的意見(試行),這一重要文件出臺。對信息工作提出了新的更高的要求;

　　1995年10月27 日，國務院辦公廳發布了,政務信息工作暫行辦法,。對于政府部門秘書信息工作逐步規范化和制度化有重要的指導意義;

　　1999年1月13日，在蘇州召開全國黨委秘書長辦公廳主任會議。對1995年,意見(試行),進行了討論修改，強調新的形式下，辦公廳發揮參謀助手作用要增強主動性，要做好四方面工作：一是提供信息，二是調查研究，三是起草重要文稿，四是就重大事件的處理提出對策性建議。都離不開信息和信息工作。2月9日，中辦發布了,中共中央辦公廳關于進一步加強信息工作的意見,這一指導性文件。文件強調：“在把建設有中國特色社會主義事業全面推向二十一世紀的偉大歷史進程中，中央和各級黨委更加需要及時全面地了解國內外各種情況和動態，更加需要掌握大量對決策有重要參考價值的高質量信息，更加需要黨委辦公廳(室)提供高效、優質、全面的信息服務。黨委辦公廳(室)信息工作必須在現有的基礎上進一步加強，不能有絲毫的放松和削弱。”

　　(2)秘書信息工作的具體任務;

　　一是在把建設有中國特色社會主義事業全面推向21世紀的偉大歷史進程中，緊密圍繞黨的中心工作，積極，認真、經常地向各級領導報送信息

　　二是認真做好信息的收集整理傳遞反饋利用和歸檔工作。

　　三是負責信息工作網絡建設，辦好信息載體。

　　四是不斷提高秘書信息工作人員的素質，建立和完善秘書信息工作制度。

　　(3)秘書部門發揮參謀助手作用表現的主要方面。

　　一是提供信息，二是調查研究，三是起草重要文稿，四是就重大事件的處理提出對策性建議。

　　4.(1)黨和國家對秘書信息工作的指導思想和要求;

　　①向中央和各級黨委報送信息是黨委辦公廳(室)的重要職責。

　　②必須堅持及時、準確、全面報送信息的原則。

　　③緊密圍繞黨的中心工作和需求報送信息。

　　④搞好信息的整體開發和綜合利用。

　　⑤有計劃有組織地搞好信息調研。

　　⑥進一步加強信息網絡建設。

　　⑦提高計算機信息處理的現代化水平。

　　⑧加強對信息工作的領導。

　　(2)秘書信息不同于其他信息的明顯特點。

　　一是內容的政治性;二是服務的特定性;三是收集的廣泛性;四是整理的系統性;五是事實的真實性;六是科學的預見性。(進行必要的闡述)